Så lyckas du med din anbudsgivning och vinner fler offentliga upphandlingar

Att delta i offentliga upphandlingar kan ge ditt företag nya värdefulla affärer och intäkter. Men att lämna anbud och att bli riktigt skicklig på det tycker många är svårt. Ta kontroll över din anbudsgivning och särskilj dig från dina konkurrenter i offentlig upphandling genom att lära dig hur du lägger upp anbudsprocessen på bästa sätt. 

Offentlig upphandling uppfattas ofta som krångligt och prispressat och att det alltid är de stora aktörerna som vinner upphandlingarna. Detta ger ringar på vattnet i form av att det då också upplevs som svårt både att skriva anbud och att vinna en upphandling. 

Visst är det sant att priset är en viktig faktor när anbud utvärderas och att vissa företag inte har samma möjligheter att pressa priserna som andra. Små och stora företag har en viss fördel här medan de medelstora bolagen har det lite kämpigare. Att priset är viktigt i offentlig upphandling bör dock inte väga så tungt att du som leverantör ska känna att du hellre avstår från att svara på upphandlingen. Kvalitetsfaktorn är också viktig i utvärderingen av leverantörer och börjar du i rätt ände i din anbudsgivning så kan du bli en riktig stjärna på att svara på offentliga upphandlingar. Vi vägleder dig till hur du lägger upp anbudsprocessen på bästa sätt, blir en skickligare anbudsgivare och särskiljer dig från de andra leverantörerna i offentlig upphandling.

Se även vårt populära webinar 11 tips för att lyckas med er anbudsgivning där vår upphandlingsjurist Per Werling ger dig tipsen för hur du lyckas bättre med din anbudsgivning.

pabliq-people-laptop-notepad

 

Innehåll

Vi guidar dig genom 10 punkter som gör dig till en skickligare anbudsgivare och hjälper dig att öka chanserna att vinna fler offentliga upphandlingar. 

  1. Genomför en marknadsanalys
  2. Förstå upphandlingsreglerna
  3. Bevaka upphandlingar
  4. Ta fram etiska riktlinjer och styrdokument
  5. Hantera risken
  6. Skriv färre anbud
  7. Skapa rutiner för din anbudsgivning
  8. Välj anbudstaktik
  9. Skapa relationer med upphandlarna
  10. Uppföljning

Genomför en marknadsanalys

För att lyckas bra med din anbudsgivning bör du börja med att genomföra en marknadsanalys för att förstå vilka möjligheter och förutsättningar som finns i din bransch. Marknadsfördelning mellan dig och dina konkurrenter, hur många upphandlingar som genomförs per år och vilka tilldelningskriterier som används i upphandlingarna är sådant du bör ta reda på. Det ger dig en uppfattning om möjligheterna och hur mycket resurser du behöver tillföra för att hantera arbetet som anbudsgivningen innebär.

Baserat på marknadsanalysen kan du också sätta realistiska målsättningar för din anbudsgivning. Att sätta mål är något som många leverantörer i offentlig upphandling missar att göra. Istället svarar man på alla upphandlingar som annonseras och hoppas vinna några stycken. Skapar du dig istället insikt i de förutsättningar och möjligheter som finns på marknaden, väljer ut ett antal nyckelkunder som du fokuserar på och sätter målsättningar för ditt arbete så kan du öka dina vinstchanser markant.

 

Förstå upphandlingsreglerna

Att förstå upphandlingsdokumenten och de lagar som reglerar offentlig upphandling är en förutsättning för att skriva vinnande anbud. Men det finns även en annan anledning att känna till upphandlingsreglerna. Dem flesta har någon gång stött på en upphandling där upphandlingsunderlaget formulerats för att gynna en särskild leverantör. I dessa fall är det viktigt att du känner till vad upphandlingsreglerna säger om vad som får och inte får göras.

Olika sorters krav

Det finns olika sorters krav som anbudsgivaren måste uppfylla för att ett kontrakt ska kunna tilldelas. De främsta är kvalificeringskrav, skall-krav och bör-krav. Upphandlingsunderlaget kan även innehålla krav i form av olika sorters villkor. Dessa kan exempelvis vara särskilda sociala och arbetsrättsliga krav, organisationernas politiska målsättningar med mera.

Uteslutningsgrunderna i en upphandling är också ett slags krav. Enligt reglerna om uteslutning så är de upphandlande organisationerna skyldiga att begära in och kontrollera bevis att leverantören uppfyller kraven som specificeras i upphandlingsunderlaget. Kan anbudsgivaren inte tillhandahålla dessa bevis så kan denne uteslutas ut upphandlingen. Brott, obetalda skatter och sociala avgifter samt andra grunder såsom att leverantören tidigare allvarligt brustit vid utförandet av ett offentlig kontrakt kan även leda till uteslutning.

writing-hand

Upphandlingslagstiftningen

Det är främst organisationer inom den offentliga sektorn som är upphandlingsskyldiga men vissa privata företag och offentligt styrda bolag behöver också genomföra offentliga upphandlingar för sina inköp.

Ett antal lagar styr och reglerar offentlig upphandling och hur de upphandlande organisationerna ska genomföra sina upphandlingar. Offentlig upphandling styrs huvudsakligen i följande lagar:

Lagarna reglerar hur olika sorters upphandlingar ska genomföras baserat på bland annat vilken organisation det är som genomför inköpen och vilka slags produkter eller tjänster det är som köps.

De EU-rättsliga principerna

Upphandlingslagstiftningen kan inte i detalj reglera samtliga krav som de upphandlande organisationerna ställer i sina upphandlingar. Därför används ett antal principer som dikterar hur upphandlarna får bete sig. Det finns fem grundläggande EU-rättsliga principer vilkas huvudsakliga syfte är att säkerställa en gynnsam konkurrenssituation och att skattemedlen används så effektivt som möjligt. Dessa principer måste upphandlarna leva upp till, annars kan det innebära en överträdelse av upphandlingsreglerna. Företag som anser att en upphandling har genomförts felaktigt eller att det skett en överträdelse av upphandlingsreglerna kan begära att en överprövning genomförs. Vi talar mer om överprövning senare i kapitlet Uppföljning.

De fem EU-rättsliga principerna

Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera anbudsgivare och leverantörer på grund av nationalitet eller verksamhetsort.

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar så att ingen anbudsgivare hamnar i ett bättre läge för att vinna upphandlingen än övriga.

Proportionalitetsprincipen innebär att kraven i upphandlingsunderlaget ska vara rimliga och relevanta samt måste stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Upphandlaren får exempelvis inte ställa krav utöver det som är nödvändigt för att uppnå syftet med den upphandlingen.

Principen om öppenhet innebär att upphandlingsförfarandet ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Det innebär exempelvis att förfrågningsunderlaget ska vara tydligt formulerat och innehåller samtliga krav som ställs.

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som utfärdats av en behörig myndighet i en EU/EES-medlemsstats ska accepteras även i övriga EU/EES-länder.

Läs vidare om de EU-rättsliga principerna hos Upphandlingsmyndigheten.

pabliq-airplanes

ESPD - European Single Procurement Document

ESPD (European Single Procurement Document, Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument), även kallat egenförsäkran, är ett av EU framtaget system för att standardisera och effektivisera leverantörsprövningen vid offentlig upphandling. ESPD-systemet gynnar bägge parter men framför allt dig som leverantör. Det primära syftet med ESPD är nämligen att minska det administrativa arbetet du måste göra för att lämna bevis om att du uppfyller alla kvalificeringskrav och inte gjort dig skyldig till något av de brott som specificeras i uteslutningsgrunderna.

Systemet innebär att du som anbudsgivare har möjlighet att inkomma med ett preliminärt bevis - en egenförsäkran - om att alla kvalificeringskrav uppfylls. Detta gör du i ett standardiserat ESPD-formulär. Genom ESPD behöver du alltså inte lämna in samtliga bevis om din tekniska, yrkesmässiga och ekonomiska kapacitet att fullfölja uppdraget i samband med att du lämnar ditt anbud. Upphandlaren är istället själv skyldig att kontrollera uppgifterna som lämnats genom ESPD-formuläret innan tilldelningsbeslutet. Fördelen med ESPD för dig som leverantör är att det blir en omvänd utvärdering där upphandlaren först utvärderar de inkomna anbuden och sedan kontrollerar bevisen. Har du då skrivit ett riktigt bra och konkurrenskraftigt anbud ökar du dina chanser att gå vidare till nästa steg i utvärderingsprocessen.

Att tänka på för dig som leverantör:

  • Du är inte skyldig att lämna in din egenförsäkran i form av ESPD. Du kan välja att istället lämna in alla nödvändiga bevis tillsammans med anbudet.
  • Åberopar du ett annat företags kapacitet för att uppfylla kvalificeringskraven ska antingen ESPD eller bevis lämnas in även för det företaget.
  • Det är tillåtet att hänvisa till en egenförsäkran som lämnats in i en tidigare upphandling med det förutsätter att kraven och förutsättningarna är exakt desamma.
  • ESPD behöver endast undertecknas om upphandlarens har angivit det i upphandlingsdokumenten.
  • Vid kontrollen av de inlämnade uppgifterna så är du som anbudsgivare inte skyldig att tillhandahålla bevis som upphandlaren redan har tillgång till eller som de kostnadsfritt och direkt själva kan få tillgång till elektroniskt.

Läs vidare om ESPD-systemet i sin helhet i Upphandlingsmyndighetens Vägledning i ESPD.

pabliq-eu-flags

 

Bevaka upphandlingar

Att bevaka upphandlingar är ett givet moment för att bli en skickligare anbudsgivare för utan att veta vilka upphandlingar som pågår så blir det svårt hitta nya affärer. Det finns ett antal bevakningstjänster på marknaden och Pabliq är en av dem. Fördelarna med att använda en bevakningstjänst är att du hittar alla annonserade upphandlingar på samma ställe. Tjänsteleverantörerna arbetar ständigt med att samla in upphandlingar och att säkerställa att alla upphandlingar lyckas samlas in. Ytterligare en fördel med att använda en bevakningstjänst är att du kan sätta upp bevakningsprofiler med filter baserade på bransch, geografiskt område och upphandlande organisation. Bevakningsprofilerna sköter sedan bevakningen åt dig och notifierar dig när en upphandling som matchar filtrena dyker upp.

Vad bör jämföras när man väljer bevakningstjänst?

Viktigt när du väljer bevakningstjänst är att välja en tjänst som tillgodoser dina krav, behov och preferenser samt kan effektivisera arbetet med att hitta värdefulla upphandlingar för dig. Med över 20 års erfarenhet av att arbeta med offentlig upphandling, både på upphandlarsidan genom vår andra tjänst e-Avrop och på leverantörssidan genom Pabliq, så kan vi säga att det är ett antal saker du bör lägga extra vikt vid under din jämförelse. Vi sammanställer dem här.

Databasens storlek

Undersök hur omfattande databaser bevakningstjänsterna har och hur det säkerställs att alla annonserade upphandlingar samlas in.

Funktioner

Utvärdera hur din verksamhets behov ser ut kopplat till olika funktioner. Jämför bland annat i vilka bevakningstjänster du själv kan skapa bevakningsprofiler och samtidigt har tillgång till stöd och vägledning.

Hur förenklas offentlig upphandling för dig?

Fundera på hur en bevakningstjänst kan förenkla arbetet med att svara på upphandlingar för dig. Ett exempel - underlättar anbudsprocessen för dig genom att du har tillgång till upphandlingsdokumenten direkt i bevakningstjänsten?

Vad kostar en missad upphandling?

Hur stor andel av din intäkter kommer från offentlig upphandling? Sätt kostnaden för en bevakningstjänst i relation till kostnaden av en förlorad affärsmöjlighet.

Användarvänlighet

Undersök hur olika tjänster utvecklats med fokus på dig som leverantör. Be om att få testa bevakningstjänsten kostnadsfritt för att se hur användarvänlig den är för dig.

Pris och användarvillkor

Jämför priserna och användarvillkoren hos olika bevakningstjänster och sätt dem i relation till din budget och dina preferenser.

Kan tjänsteleverantören offentlig upphandling?

Läs på om tjänsteleverantörerna för att skapa dig en bild om deras expertis inom offentlig upphandling. Att anlita en expert kan både underlätta ditt arbete och fungera som en god supportfunktion i anbudsprocessen.

Läs 4 saker att jämföra när du väljer bevakningstjänst och Så effektiviserar du arbetet med offentlig upphandling för fler tips på vad du bör ha i åtanke när du väljer en bevakningstjänst.

pabliq-woman-writing-on-whiteboard

Fördelarna med Pabliq

I Pabliq kombinerar vi en modern och användarvänlig bevakningstjänst med riktigt expertis inom offentlig upphandling. Vi samlar inte bara in samtliga annonserade upphandlingar utan kan även vägleda dig till den bästa vinststrategin för din verksamhet. Prova Pabliq fritt i 14 dagar och upptäck hur du kan göra nya affärer, öka försäljningen och samarbeta med dina kollegor. Allt på ett och samma ställe.

Alla upphandlingar på ett och samma ställe

Sök bland samtliga annonserade upphandlingar, se upphandlingsannonsens originalkälla och ta del av alla viktiga händelser under upphandlingens resa.

Fokus på användarvänlighet

Vi fokuserar på de funktionaliteter som skapar en smidig anbudsprocess för dig som leverantör. Lätt att hitta rätt helt enkelt.

Avancerad sökfunktionalitet

Filtrera på geografiskt område och förfina dina sökningar med ett obegränsat antal branschkoder och sökord.

Obegränsat med bevakningsprofiler

I Pabliq kan du på egen hand sätta upp så många bevakningsprofiler du vill så att du kan känna dig säker på att du inte missar någon viktig upphandling.

Alltid minst två användare

Glöm krångel med behörigheter och upphandlingar som faller mellan stolarna. I Pabliq får du alltid minst två användare, oavsett paket.

Prova Pabliq kostnadsfritt i 14 dagar

Upptäck hur du kan göra nya affärer, öka försäljningen och samarbeta med dina kollegor. Allt på ett och samma ställe.

Ta fram etiska riktlinjer och styrdokument

Har du etiska riktlinjer och styrdokument för ditt företag så kan du använda dessa i ditt anbud som argument för din lämplighet som leverantör. Har du inga sådana riktlinjer så bör du ta fram dem. Alla upphandlande myndigheter och organisationer är politiskt styrda och har politiska målsättningar som genomsyrar hela verksamheterna. När du har din verksamhets riktlinjer på plats så kan du beställa upphandlarnas policys och de målsättningar de har i olika frågor för att göra research om dem.

Istället för att argumentera för effektivisering, tids- och kostnadsbesparingar med mera i ditt anbud så bör du fokusera på upphandlingen och ditt erbjudande som verktyg för dem att nå sina politiska målsättningar. Inte bara är det rätt sätt att hantera upphandlingen med tanke på att den upphandlande organisationen finansieras av skattemedel. Det är enklare för dig att skapa verklig inverkan i ditt anbud genom att beskriva hur du kan hjälpa upphandlaren att nå målsättningarna, vilket är det absolut viktigaste för dem.

 

Hantera risken

För de upphandlande organisationerna innebär en upphandling och ett eventuellt leverantörsbyte alltid en risk. De vet helt enkelt inte hur kostsamt det kommer bli och om leverantören talat sanning i anbudet. Oron baserar sig dock sällan på vad det kostar i kronor och ören utan snarare i kvaliteten på leveransen. Det är därför upphandlarna ofta vill hålla sig till samma leverantör.

Vanligt förekommande frågor upphandlarna ställer sig kopplat till risken:

  • Förstår anbudsgivaren våra utmaningar?
  • Kommer anbudsgivarens lösning fungera för oss?
  • Är anbudsgivaren samarbetsvillig?
  • Hur kommer ett leverantörsbyte fungera?

Risken som upphandlaren upplever måste du adressera i ditt anbud. Studera upphandlingsunderlaget för att identifiera de risker, organisationen upplever eller kan uppleva, kopplade till den specifika upphandlingen du ska svara på.

Det finns två huvudsakliga sätt att reducera riskfaktorerna:

  1. Visa upphandlaren att du förstår risken de upplever.
  2. Leverera så mycket värde att ditt erbjudande väger tyngre än den upplevda risken.

Att visa upphandlaren att du förstår deras riskfaktorer gör du inte bara genom att förklara att du är medveten om att riskfaktorn existerar. Förklara vilka risker du identifierat och adressera dem var för sig. Här kommer både de etiska riktlinjerna och styrdokumenten du tagit fram samt möjliga referenser och exemplifieringar till nytta. Har du tidigare erfarenheter av att hjälpa en kund att hantera ett leverantörsbyte? Beskriv då hur du hanterade det och vilka lärdomar du tagit med dig.

Desto högre det totala värdet du kan leverera är desto mindre blir upphandlarens upplevda risk. Detta kan du exempelvis göra genom att bygga relationer med dina nyckelkunder och leverera värde genom information och insikter som är användbara för dem. När tiden sedan kommer för dem att upphandla en ny tjänst så har du redan positionerat dig som en känd leverantör som inte präglas av lika mycket risk som en okänd leverantör. Vi talar vidare om hur du bygger relationer med upphandlarna för att öka dina chanser att vinna fler upphandlingar längre fram.

pabliq-hands-on-laptop

 

Skriv färre anbud

Ett vanligt misstag som många leverantörer gör är att fokusera på kvantitet snarare än kvalitet. Vad man gör är att svara på alla upphandlingar som annonseras och som är relevanta för verksamheten istället för att fokusera på de upphandlingar som man har störst chans att vinna.

Precis som du kan öka dina vinstchanser genom att genomföra en marknadsanalys och sätta relevanta mål för anbudsarbetet så bör du fokusera på de upphandlingar som är mest värdefulla. Inrikta dig på de nyckelkunder du identifierat under din marknadsanalys eller på de upphandlingar som du har störst chans att vinna och koncentrera dig på att skriva ett riktigt bra anbud. Ett bra anbud svarar inte bara på kraven som specificeras i upphandlingsunderlaget. Det är även säljande, indikerar att du förstår den upphandlande organisationens förutsättningar och utmaningar samt får upphandlaren att känna sig trygg med att du är en passande leverantör.

Försäkra upphandlaren att du är den bästa leverantören

Hur gör man då för att försäkra upphandlaren att du är den lämpligaste leverantören? Använd säljargument och beskriv dig och dina produkter här och där men lägg inte för mycket fokus på det. De budskap och argument som du använder för att stänga affärer med kunder i den privata sektorn biter inte på samma sätt på de offentliga organisationerna. Vad som istället ger effekt hos upphandlarna är att du visas att du är en säker och stabil leverantör som förstår deras förutsättningar och kan hjälpa dem att nå sina målsättningar. Lägg därför tid på att förstå upphandlaren och beskriv och exemplifiera hur du förstått detta. Ta hjälp av de tidigare kapitlen om etiska riktlinjer och hur du behandlar riskfaktorn för att svara på de mest värdefulla upphandlingarna med ett riktigt bra anbud.

Anlita en av våra anbudskonsulter för att hjälpa dig med dina anbud. Vi kan såväl hjälpa dig med granskning och anbudsskrivning som med allmän rådgivning och konsultering i hur du blir en skickligare anbudsgivare. Upptäck våra konsulttjänster eller kontakta oss så hjälper vi dig.

Upptäck våra tjänster

Anlita en av våra anbudskonsulter för att hjälpa dig med ditt anbud och för att vägleda sig till den bästa vinststrategin för ditt företag. 

Skapa rutiner för din anbudsgivning

När det är dags att lämna in anbudet så skickar de flesta leverantörer in det timmar innan tidsfristen avslutas snarare än dagar innan. Bristande rutiner för anbudsskrivningen och för vem som ansvarar för vad i anbudet är ofta anledningen till detta.

För att dina anbud ska bli så bra som möjligt så bör du bygga en effektiv organisation för att hantera dem. Det är själva nyckeln till att lyckas med din anbudsgivning. Skapa därför rutiner för alla delar av anbudsprocessen. Definiera vem som ansvarar för att bevaka upphandlingar, vem som tar beslut om ni ska svara på en upphandling eller ej, vem som tar hand om de tekniska frågorna, vem som ansvarar för priskalkylen, vilka som granskar anbudet och så vidare. På stora företag kan så många som 6-7 personer vara involverade i att svara på en upphandling medan det på mindre företag kanske bara är en eller två personer involverade.

Oavsett hur stort ditt företag är så sätt rutiner som passar din organisation och som gör er anbudsprocess så effektiv som möjligt. På det här sättet kan du säkerställa att arbetet går effektivt till och att ni har ett konkurrenskraftigt anbud färdigt åtminstone en dag innan sista datum för inlämning. Det ger er gott om tid att gå igenom anbudet en gång extra för att kontrollera att ni uppfyller alla krav, inte har missat något och att inga misstag eller slarvfel förekommer.

Enkla misstag som lätt kunde åtgärdats innan anbudet lämnades in kan förstöra dina chanser att vinna upphandlingen och de många timmarnas arbete som ligger bakom anbudet är förgäves. Läs om några vanliga “idiotmisstag” som förstör ditt anbud och hur du undviker dem.

pabliq-coffee-computer

 

Välj anbudstaktik

Det är inte alltid leverantören med den bästa produkten till det bästa priset som vinner en upphandling. Det kan istället vara den anbudsgivare som läst och förstått hur utvärderingen går till och som lagt ett taktiskt anbud som vinner.

I alla upphandlingar finns det en tilldelningsgrund och tilldelningskriterier som utgör utvärderingsgrunden för upphandlingen. Dessa beskriver vilka kriterier upphandlaren kommer använda vid utvärderingen av de inkomna anbuden och upphandlaren är skyldig att tydligt specificera dessa i upphandlingsunderlaget. Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris är de tre tilldelningsgrunderna. Tilldelningskriterier kan exempelvis utgöras av sortimentsbredd, leveranstid, användarvänlighet, tidigare referenser etc. I vissa fall kan även livscykelkostnader för den upphandlande produkten och personalens kompetens och erfarenhet användas som tilldelningskriterium i en upphandling.

Genom att läsa hur utvärderingen av de inkomna anbuden kommer gå till innan du påbörjar ditt anbud och sedan välja en anbudstaktik kan du öka dina chanser att vinna upphandlingen.

Anbudstaktiker i offentlig upphandling

Det finns ett antal olika anbudstaktiker du kan använda när du svarar på en offentlig upphandling. Här listar vi några.

Unbalanced bidding

Unbalanced bidding är en vanligt förekommande anbudstaktik som ofta används när det är mer än en produkt eller tjänst som ska utvärderas i upphandlingen. Anbudsgivaren baserar sin prissättning på vad upphandlaren köper mest av och sätter ett högre pris på det som upphandlaren köper mycket av och ett lägre pris på det som de köper mindre av.

Reducerat anbud

I denna taktik funderar anbudsgivaren på om det finns något man kan ta extra betalt för i anbudet. Finns det något som upphandlaren har missat att ställa krav på? Kan du reducera anbudet och ta betalt för sådant upphandlaren tror ingår i priset?

Predatory bidding

Predatory bidding, rovdjurstaktik på svenska, innebär en aggressiv prissättning där anbudsgivaren sätter ett pris som hindrar andra anbudsgivare från att konkurrera till ett lönsamt pris.

Cherry picking

Cherry picking kan användas i upphandlingar där mer än en produkt upphandlas och prissätts samt innebär att anbudsgivaren lägger ett anbud där man är mer intresserad av en viss produkt eller tjänst istället för alla produkter i upphandlingen.

Manipulativt anbud

I ett manipulativt anbud har anbudsgivaren undersökt bristerna som finns i upphandlingen i syfte att utnyttja dem. Överväger du denna taktik så överväg även hur du vill uppfattas på marknaden. Manipulativt anbud är inget vi rekommenderar dig att använda.

Koncernstrategiskt anbud eller parallella anbud

Koncernstrategiska eller parallella anbud innebär att man lägger flera anbud från ett och samma företag vilket kan leda till att man i princip tävlar med sig själv. Det gör att man ökar chanserna att vinna upphandlingen med ett av de inlämnade anbuden.

pabliq-two-people-infront-of-whiteboard

 

Skapa relationer med upphandlarna

Som vi talade om tidigare upplever de upphandlande organisationerna alltid en viss risk i en upphandling. Men genom att bygga relationer med upphandlarna kan du minska risken de upplever i samband med utvärderingen av ditt anbud. Att minska risken är dock inte den enda anledningen till att bygga relationer med upphandlarna. Precis som andra organisationer så kan upphandlarna påverkas. Därför bör du aktivt och långsiktigt arbeta med att bygga fördelaktiga relationer med dina nyckelkunder. Använd en av strategierna vi listar här för att skapa relationer med upphandlarna. Då kan du både öka dina chanser att vinna deras upphandlingar och avlägsna risken de upplever vid upphandlingstillfället redan innan det uppstått.

  1. Fokusera på att erbjuda en liten tjänst eller delar av en tjänst i ditt anbud för upphandlaren att få en känsla för värdet du kan leverera. Det sänker den upplevda risk vid utvärderingen av ditt anbud. Arbeta sedan med att leverera höga nivåer av kundservice och värde för att på lång sikt växa in i en större roll som leverantör hos upphandlaren.
  2. Var konstant närvarande och bygg upp relationen med upphandlaren redan innan en upphandling ska genomföras. Behåll kontakten med upphandlaren, skicka dem användbar information och tillhandahåll hjälpsam insikt från din bransch. Det sänker gradvis risken och din trovärdighet hos upphandlaren ökar. När tiden sedan kommer för dem att upphandla en ny produkt eller tjänst så har du redan positionerat dig som en känd leverantör hos dem.

För att din strategi ska fungerar så kan du inte bara fokusera på sälja in dina lösningar inför nästa upphandling som organisationen ska genomföra. Ökad trovärdighet och inflytande hos upphandlaren kommer du bara uppnå genom att skapa en övertygande anledning för dem att överväga dig som leverantör. Att demonstrera din förståelse för deras verksamhet, att presentera det unika värde du kan leverera och att ge upphandlaren avkastning på den tid de investerar i att tala med dig är avgörande. Använd den insikt du skaffat dig under din marknadsanalys och efterforskning om upphandlarens förutsättningar och målsättningar för att bygga dina argument. Läs Så varvar du konkurrensen i offentlig upphandling för att lära dig mer om hur du skapar fördelaktiga relationer med de upphandlande organisationerna.

pabliq-people-in-office

 

Uppföljning

Att utvärdera ditt anbud när upphandlingen avslutats är lika viktigt som det är att genomföra marknadsanalysen och att göra efterforskning om upphandlaren när du ska svara på en upphandling. Utvärdera vad du gjorde rätt och vad du eventuellt gjorde fel. Vann du upphandlingen? Då skrev du uppenbarligen ett mycket bra anbud. Fundera då på vad du kan ta med dig till nästa gång du ska svara på en upphandling för att öka dina vinstchanser. Om du inte vann upphandlingen så beställ det vinnande anbudet och analysera det kontra ditt eget sätt att avge anbud. Vad gjorde att din konkurrent vann upphandlingen och vad kan du förbättra i din anbudsskrivning?

Det är även viktigt att du som leverantör följer upp upphandlingen för att avgöra om en överprövning bör genomföras. Som leverantör kan du alltid begära att en förvaltningsdomstol överprövar en upphandling om du anser att den gått till på fel sätt. Om upphandlingen strider mot upphandlingslagen och om du som leverantör lider skada på grund av det så har du rätt att begära en överprövning. Om överprövningen godkänns av rätten så kan den antingen leda till att upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse har gjorts eller att det helt behöver göras om. Läs mer om överprövning på Domstolverkets hemsida.

Slutsatsen - lämna inget åt slumpen i offentlig upphandling. Det finns alltid något du kan lära dig som kan förbättra din anbudsskrivning både genom att genomföra ett gediget förarbete och en ordentlig uppföljning innan upphandlingen avslutas.

Upptäck Pabliq

I Pabliq har vi samlat alla upphandlingar på ett och samma ställe för att säkerställa att du inte går miste om några viktiga affärsmöjligheter.