Offentlig upphandling innebär stora affärsmöjligheter för företag. Under 2025 annonserades 18 015 offentliga upphandlingar i Sverige till ett uppskattat värde på närmare 982 miljarder kronor.
För den som är ny inom offentlig upphandling kan det vara svårt att veta vad som faktiskt gäller. Måste man vara ett stort företag för att kunna vinna? Är det alltid lägsta pris som avgör? Och har den nuvarande leverantören ett försprång?
Vi reder ut åtta vanliga myter om offentlig upphandling, och förklarar vad som faktiskt stämmer.
Enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, ska det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet identifieras utifrån någon av tre grunder: bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris.
Det betyder att pris kan vara avgörande i vissa upphandlingar, men långt ifrån alltid. När pris och kvalitet vägs samman kan exempelvis funktion, leveranstid, miljöegenskaper, service eller tekniskt stöd påverka vilket anbud som vinner.
Även när pris används som utvärderingsgrund behöver anbudet uppfylla de obligatoriska kraven. Ett lågt pris kompenserar alltså inte för att anbudet missar ett ska-krav.
För dig som leverantör är det därför viktigt att läsa utvärderingsmodellen noggrant. Titta på vad som krävs för att anbudet ska godkännas, men också på vad som faktiskt kan ge ett högre mervärde i utvärderingen.
2. Mitt företag är för litet
Offentliga upphandlingar kan vara både stora och små. Du behöver inte vara ett stort företag för att konkurrera i offentlig upphandling. 37 procent av företagen som lämnade anbud 2024 var mikroföretag med 0–9 anställda. Och när de väl lämnade anbud vann de nästan lika ofta som större företag.
Den senaste statistiken från Upphandlingsmyndigheten visar också att små och medelstora företag stod för 75 procent av både inkomna och kontrakterade anbud i upphandlingar som annonserades 2024.
Det finns också flera sätt för mindre företag att vara med och konkurrera. En upphandling kan till exempel delas upp i mindre delar, så att du bara behöver lämna anbud på den del som passar ditt företag. Det går också att samarbeta med andra företag för att uppfylla kraven. Du behöver alltså inte kunna leverera allt. Fokusera på de upphandlingar som passar det ni erbjuder och har möjlighet att leverera.
3. Konkurrensen är stenhård
Konkurrensen varierar kraftigt mellan olika branscher och upphandlingar. Det går därför inte att utgå från att varje offentlig affär innebär mängder av konkurrerande anbud.
Den senaste tillgängliga resultatstatistiken visar att det i genomsnitt kom in 4,6 anbud per upphandling under 2024. Medianen var tre anbud och det vanligaste antalet var två. I nästan var femte upphandling kom dessutom bara ett anbud in. Samma år resulterade 41 procent av de inkomna anbuden i avtal.
Det betyder förstås inte att varje anbud har 41 procents chans att vinna. En upphandling kan exempelvis resultera i flera avtal eller vara uppdelad i flera anbudsområden. Men statistiken visar att konkurrensen ser väldigt olika ut mellan olika offentliga affärer.
Ta därför reda på hur just din marknad ser ut. Hur många brukar lämna anbud? Vilka företag vinner? Vilka priser förekommer? Och vilka befintliga avtal löper ut framöver?
4. Allt är uppgjort på förhand
Det kan vara lätt att tänka att en upphandling redan är avgjord, särskilt om samma leverantör har haft avtalet länge. Den befintliga leverantören känner förstås kunden och verksamheten sedan tidigare, men det betyder inte att de automatiskt har förtur när ett nytt avtal ska upphandlas.
En ny upphandling är en ny möjlighet att konkurrera. Alla anbud ska bedömas utifrån de krav och kriterier som gäller för just den upphandlingen. Ett väl genomarbetat anbud som möter det som efterfrågas har därför goda möjligheter att konkurrera – även om du är en helt ny leverantör.
5. Myndigheten köper bara av samma leverantör
En befintlig leverantör kan ha en fördel genom sin erfarenhet och kunskap om kunden. Men en ny upphandling innebär en ny konkurrensutsättning där anbuden ska bedömas enligt de krav och kriterier som anges.
För dig som vill ta över från en befintlig leverantör handlar det därför om att göra det enkelt för köparen att förstå både värdet och genomförbarheten i att välja er.
Hur ser införandet ut? Hur minimerar ni riskerna vid ett leverantörsbyte? Vilket stöd får kunden? Hur säkerställer ni en smidig övergång?
Det räcker inte alltid att visa att er lösning är bra. Visa också varför ett byte är tryggt och hur ni kan möta organisationens behov.
6. Man kan inte påverka en upphandling
Det går att påverka en upphandling, framför allt innan den har annonserats. Glöm inte att det finns människor på andra sidan som inte kan känna till alla lösningar och möjligheter på marknaden. Som leverantör kan du därför ha kontakt med den upphandlande organisationen, berätta om era lösningar och dela med dig av kunskap och erfarenheter.
När upphandlingen väl är igång kan du använda frågor och svar om något är oklart eller om du tycker att ett krav behöver förtydligas. Det kan därför löna sig att vara ute i god tid. Bygg relationer, dela med dig av det ni kan och visa vad ni erbjuder redan innan det är dags att lämna anbud.
7. Myndigheten kan redan allt
Inte nödvändigtvis. Upphandlande organisationer köper varor och tjänster inom en mängd olika områden och kan inte förväntas ha specialistkunskap om varje teknik, produkt, tjänst eller affärsmodell.
Det är också en anledning till att dialog med marknaden kan vara viktig inför en upphandling. Den hjälper organisationen att förstå vilka lösningar som finns, hur marknaden fungerar och vilka krav som är rimliga att ställa.
Samma tanke är värdefull när du skriver ditt anbud. Utgå inte från att läsaren automatiskt förstår varför en viss funktion är viktig eller varför ert arbetssätt skapar värde.
Var konkret. Förklara vad ni erbjuder, hur det fungerar och vilken nytta det ger organisationen.
8. Ett förlorat anbud är bortkastat arbete
Ett förlorat anbud behöver inte vara bortkastat arbete. Tvärtom kan varje genomförd upphandling ge information som hjälper dig att bli bättre inför nästa affär.
Studera tilldelningsbeslutet och försök förstå vad som avgjorde resultatet. Hur bedömdes ert anbud? Vad gjorde den vinnande leverantören annorlunda? Hur såg prisbilden ut? Var det pris, kvalitet eller något annat som fällde avgörandet?
När du samlar information från flera upphandlingar kan du dessutom börja se mönster. Du får bättre koll på konkurrenterna, prisnivåerna, vilka organisationer som köper det ni säljer och hur marknaden utvecklas.
På så sätt blir även en förlorad upphandling en del av arbetet med att öka chanserna i nästa.
Offentlig upphandling är mer tillgängligt än många tror
Offentlig upphandling innebär stora möjligheter för företag, oavsett storlek och tidigare erfarenhet.
Du behöver inte vara störst. Du behöver inte alltid vara billigast. Och du behöver inte vänta tills en upphandling publiceras innan du börjar arbeta med affären.
Det viktiga är att hitta rätt affärsmöjligheter, förstå marknaden och köparens behov och lägga tiden på de upphandlingar där ditt företag har goda förutsättningar att konkurrera.