Den största nyttan kommer när AI får en tydlig uppgift och rätt underlag. Du kan använda tekniken för att bland annat sortera information, jämföra texter, hitta luckor och ta fram första utkast. Beslut om affären, åtaganden, priser och den slutliga kontrollen måste fortfarande ligga hos personer som känner verksamheten väl.
Upphandlingsmyndighetens nationella enkät visar att AI redan används i svenskt anbudsarbete, även om användningen ännu är begränsad. Bland aktiva anbudsgivare uppgav 11,5 procent att de använde AI i mycket eller ganska stor utsträckning under 2025. Sett till samtliga företag i undersökningen uppgav 32,4 procent att AI användes i mycket eller ganska liten utsträckning i anbudsarbetet.
Frågan är därför inte bara vad AI kan göra. En mer användbar fråga är: Vilka delar av anbudsarbetet bör du använda AI till och var behöver du själv behålla kontrollen?
När en intressant upphandling dyker upp behöver du först förstå vad affären faktiskt innebär.
Ett upphandlingsunderlag kan innehålla flera dokument, bilagor, avtalsvillkor och krav. Innan du går igenom varje detalj kan AI hjälpa dig att skapa en första överblick.
Du kan exempelvis be AI att sammanfatta:
Det kan ge dig ett snabbare underlag för en första bedömning.
En bra instruktion kan vara:
“Sammanfatta upphandlingen ur ett leverantörsperspektiv. Beskriv vad som ska levereras, vilka viktiga krav som framgår, hur anbudet utvärderas och vilka delar jag bör kontrollera närmare innan vi beslutar om vi ska lämna anbud. Utgå endast från de bifogade dokumenten och markera tydligt om information saknas.”
AI är ett hjälpmedel, inte ett facit. Du behöver fortfarande bedöma om affären passar företagets erbjudande, kapacitet och mål.
Men du kan komma snabbare till de frågor som faktiskt behöver besvaras.
När ni har bestämt er för att gå vidare börjar ett annat arbete: att förstå exakt vad anbudet måste innehålla.
Här passar AI bra för den första sorteringen.
Du kan be verktyget identifiera krav och ordna dem efter exempelvis:
Upphandlingsmyndigheten anger att leverantören behöver säkerställa att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor. Myndigheten rekommenderar också att samtliga frågor i upphandlingsdokumenten besvaras noggrant. Möjligheterna att komplettera ett ofullständigt anbud efter sista anbudsdag är begränsade.
Det här är ett praktiskt användningsområde för AI i anbudsarbetet.
Du har ett krav och ett färdigt eller nästan färdigt svar. Be AI jämföra dem.
Undvik den enkla frågan:
Uppfyller vårt svar kravet?
Be i stället om en strukturerad kontroll:
“Dela upp kravet i de delar som behöver besvaras. Jämför sedan vårt svar med varje del. Visa vad vi har besvarat, vad som är otydligt och vilken information som saknas. Utgå endast från kravet och vårt svar. Hitta inte på information som saknas.”
Då blir AI:s resonemang lättare för dig att kontrollera.
Ett krav kan exempelvis be er beskriva hur ni arbetar med miljöfrågor, när arbetet påbörjades, vem som ansvarar och personens kontaktuppgifter.
Svaret kanske beskriver miljöarbetet utförligt, men saknar en efterfrågad e-postadress.
Språkligt kan svaret se komplett ut. Kravmässigt är det fortfarande ofullständigt.
Just den typen av detaljer lämpar sig väl för en extra kontroll.
AI kan hjälpa till att skriva anbudssvar. Den mest fördelaktiga användningen börjar dock sällan med en tom prompt.
Anta att en upphandling frågar:
Beskriv hur ni arbetar med kvalitetssäkring.
Om du bara ber AI skriva ett övertygande svar måste modellen själv fylla stora delar av innehållet. Det ökar risken för formuleringar som låter rimliga, men som inte beskriver hur företaget faktiskt arbetar.
Ge i stället verktyget rätt kontext och underlag.
Det kan vara:
Sedan kan instruktionen vara:
“Besvara kravet utifrån det bifogade underlaget. Använd inga fakta som inte finns i materialet. Om underlaget inte räcker för att besvara någon del av kravet ska du ange vilken information som behöver kompletteras.”
Då används AI för att bearbeta företagets befintliga kunskap i stället för att försöka ersätta den.
Du behöver inte använda AI för att skriva hela svaret.
I flera situationer är det mer användbart att låta en person med rätt sakkunskap skriva ett första utkast och sedan använda AI som redaktör.
Du kan till exempel be om hjälp att:
Det gör det också lättare att behålla företagets egen kunskap och ton.
Det gör AI användbar även när den inte producerar en enda ny sakuppgift. Att korta, strukturera och tydliggöra kan vara minst lika värdefullt som att generera text.
När anbudet börjar bli färdigt kan du byta perspektiv.
Nu behöver AI inte hjälpa dig att skriva. Be den i stället försöka hitta problem.
Till exempel:
“Granska vårt svar kritiskt mot kravet. Leta efter delar som inte är besvarade, uppgifter som saknar stöd, motsägelser, vaga formuleringar och påståenden som bör verifieras. Ge inga nya sakuppgifter.”
Du kan även be den jämföra flera delar av anbudet.
Har ni angett samma leveranstid på två olika ställen? Beskrivs samma arbetssätt på olika sätt? Finns en uppgift i en bilaga som motsäger huvudsvaret?
Det kan fungera som en extra kvalitetssäkring innan den mänskliga slutgranskningen.
Men stanna där.
Låt inte ett AI-svar som säger ”alla krav är uppfyllda” ersätta den slutliga kontrollen.
En stor del av anbudsarbetet återkommer.
Företagets kvalitetssystem förändras kanske inte inför varje upphandling. Samma referensuppdrag kan vara relevant flera gånger. Beskrivningar av support, implementation, informationssäkerhet, hållbarhetsarbete eller kompetens kan återkomma i olika former.
Här kan AI göra stor skillnad över tid.
I stället för att leta i gamla dokument varje gång kan företaget skapa ett kvalitetssäkrat underlag med:
AI kan sedan hjälpa till att hitta och anpassa rätt information till den nya upphandlingen.
Men håll materialet aktuellt. Ett gammalt anbudssvar kan innehålla personer, certifieringar, produkter eller processer som inte längre gäller.
Återanvänd kunskap. Återanvänd inte gamla svar okritiskt.
När AI används i anbudsarbete är frågan inte bara vad verktyget kan göra. Du behöver också veta vilken information du delar.
Anbudsunderlag kan innehålla personuppgifter, CV:n, kontaktuppgifter, interna processer, priser eller annan information som företaget inte vill sprida.
Om personuppgifter behandlas vid användning av AI gäller GDPR. IMY betonar också att verksamheten behöver förstå hur AI-tjänsten används och ha kontroll över behandlingen av personuppgifter.
Innan du laddar upp material bör du därför känna till:
Det är särskilt viktigt om flera personer i anbudsteamet använder olika AI-tjänster på eget initiativ.
En gemensam AI-policy behöver inte vara komplicerad. Den behöver däremot göra det tydligt vad medarbetarna får och inte får göra.
Det finns inget generellt krav i EU:s AI-förordning som säger att ett vanligt anbud måste märkas enbart för att AI har använts som stöd i skrivandet.
Sedan den 2 augusti 2026 gäller transparenskrav för vissa AI-system och vissa typer av AI-genererat eller manipulerat innehåll. Artikel 50 innehåller bland annat regler för AI-genererad text som publiceras i syfte att informera allmänheten om frågor av allmänt intresse. Där finns också ett undantag när innehållet har genomgått mänsklig granskning eller redaktionell kontroll och någon bär det redaktionella ansvaret.
Det är alltså ingen generell märkningsregel för anbud.
Däremot ska du alltid kontrollera om den aktuella upphandlingen innehåller egna instruktioner om användning av AI. Företagets interna riktlinjer kan också ställa krav på hur tekniken får användas.
Ett enkelt sätt att minska risken är att ställa fem frågor innan du låter AI göra en uppgift:
Sammanfatta, jämföra, kontrollera, strukturera eller formulera?
Kravet, upphandlingsdokumentet, företagets egna rutiner eller tidigare godkänt material?
Finns personuppgifter, affärskänslig information eller annat som kräver särskild hantering?
Vem ansvarar för att fakta, krav och åtaganden faktiskt stämmer?
Exempelvis pris, juridiska ställningstaganden, företagets åtaganden eller beslutet att lämna anbud.
Om du kan svara på de fem frågorna innan du börjar blir AI betydligt lättare att använda på ett kontrollerat sätt.
AI kan ta bort en hel del av det manuella arbete som omger ett offentligt anbud.
Den kan hjälpa dig att hitta information, sortera krav, jämföra ett svar mot en fråga, bearbeta befintligt material och hitta sådant som behöver granskas en gång till.
Det ger ditt team mer tid till de delar som kräver företagets egen kunskap: att förstå kunden, bedöma affären, formulera ett starkt erbjudande och avgöra vad ni faktiskt kan lova.
En bra princip är därför enkel:
Låt AI hjälpa dig att förstå, strukturera och kontrollera. Låt människor ta ansvar för beslut, fakta och det färdiga anbudet.
I Pabliq kan ni använda AI för att snabbt få överblick över upphandlingens omfattning och hitta nyckelkrav, certifieringar, avtalsvillkor, möjligheter och risker direkt i underlaget. Ställ frågor till dokumenten och få sammanfattningar som hjälper er att avgöra vilka affärer som är värda att satsa på och prioritera rätt. Då kan ni lägga tiden på att utveckla anbudet, inte på att läsa 200 sidor underlag.
Här hittar du länken till webinariet – AI i Praktiken – Effektivisera din anbudsprocess med Per Werling.