Du har vunnit upphandlingen, avtalet är på plats och uppdraget har kommit igång. Men någonstans längs vägen uppstår problem - och den upphandlande organisationen meddelar att den vill häva avtalet.
Ett sådant besked kan kännas definitivt. Men en meddelad hävning betyder inte automatiskt att den är korrekt.
För dig som leverantör är det viktigt att förstå varför avtalet hävs, vilket stöd som finns i avtalet och vilka möjligheter du har att agera. Tidigare dialog, möjligheter till rättelse och hur båda parter har agerat kan också få betydelse.
Det här är första delen i vår serie om hävning av offentliga avtal. Vi börjar med grunderna: när kan ett avtal hävas och vilka rättigheter har du som leverantör?
Hävning och uppsägning används ibland som om de betydde samma sak, men det finns en viktig skillnad.
En uppsägning innebär normalt att avtalet avslutas enligt en möjlighet som redan finns reglerad i avtalet, exempelvis med en viss uppsägningstid. En hävning är mer ingripande och aktualiseras vanligtvis när den ena parten anser att den andra har brutit mot avtalet. För att häva ett avtal krävs därför en grund för hävningen.
Det innebär också att den första frågan inte bör vara ”Vad gör vi nu när avtalet är hävt?” utan snarare: Finns det faktiskt grund för att häva avtalet?
Om en upphandlande organisation meddelar att den vill häva avtalet är själva hävningsmeddelandet bara en del av underlaget. Nästa steg är att gå tillbaka till avtalet och kontrollera vad ni faktiskt har kommit överens om.
Titta bland annat på:
Det är viktigt eftersom ett meddelande om hävning är den upphandlande organisationens bedömning av situationen. Det behöver inte betyda att ni som leverantör delar den bedömningen.
Om grunden är otydlig bör ni därför be om ett förtydligande. Vilken konkret skyldighet anser organisationen att ni inte har uppfyllt? När inträffade bristen? Och på vilket sätt menar den att bristen ger rätt att häva?
Ju tydligare grunden blir, desto bättre kan ni bedöma er egen position.
Alla fel eller brister behöver inte vara tillräckliga för att häva ett avtal.
En central fråga är därför hur allvarlig bristen är och vilken betydelse den har haft för den upphandlande organisationen. Bedömningen kan bland annat påverkas av:
Hur central den aktuella leveransen är för avtalet
Hur omfattande bristen är
Hur länge den har pågått
Om problemet har uppstått vid ett enstaka tillfälle eller återkommande
Vilka konsekvenser bristen har fått
Om bristen går att rätta till
Om ni har fått möjlighet att göra det
vem som faktiskt har orsakat problemet.
En mindre avvikelse som enkelt kan rättas till är alltså något annat än ett återkommande problem som påverkar en central del av leveransen.
Det betyder samtidigt att det finns anledning för dig som leverantör att göra en egen bedömning. Stämmer beskrivningen av vad som har hänt? Är problemet så omfattande som det framställs? Och har ni haft en rimlig möjlighet att lösa det?
Rättelse kan få stor betydelse när en hävning blir aktuell.
Om en brist går att åtgärda bör du därför undersöka vilka möjligheter ni har fått att göra just det. Har problemet tidigare tagits upp? Har ni fått en rättelsefrist? Har det varit tydligt vad ni förväntas göra?
Om den upphandlande organisationen kräver rättelse är det också klokt att få klart för sig vad som krävs för att rättelsen ska anses vara tillräcklig.
Det ger er möjlighet att arbeta strukturerat och minskar risken för att parterna har olika bild av när problemet faktiskt är löst.
Samtidigt spelar historiken roll. Om samma problem har uppstått flera gånger och tidigare rättelser inte har fungerat kan situationen bedömas annorlunda än om det handlar om en enstaka avvikelse.
När en hävning blir aktuell är det lätt att fokusera på det senaste som har hänt. Men ofta behöver man titta längre tillbaka. Hur har den upphandlande organisationen reagerat tidigare?
Har den påtalat samma problem? Har ni haft möten om frågan? Har en viss leverans tidigare godkänts? Har organisationen accepterat ett visst arbetssätt under en längre tid?
Det betyder inte att en tidigare accepterad brist aldrig kan få konsekvenser. Men historiken kan vara viktig för att förstå vad parterna faktiskt har accepterat, kommunicerat och försökt lösa.
Därför blir dokumentationen central, något vi återkommer till i nästa del av serien.
En annan viktig fråga är vad som faktiskt har orsakat bristen.
Det är lätt att tänka på en hävning som en situation där leverantören antingen har gjort rätt eller fel. Verkligheten kan vara mer komplicerad. Den upphandlande organisationen kan exempelvis själv ha bidragit till att leveransen blivit försenad eller inte kunnat genomföras på det sätt som planerats.
Därför bör ni försöka skapa en tydlig bild av händelseförloppet:
Vad skulle levereras? Vad hände? När hände det? Vad gjorde respektive part? Och vad orsakade problemet?
Det kan få stor betydelse för bedömningen av om det faktiskt finns grund för hävning.
Hävning är en ingripande åtgärd. Därför behöver även den upphandlande organisationen vara säker på att det finns grund för beslutet.
Om det visar sig att en hävning saknar tillräcklig grund kan det i stället vara den upphandlande organisationen som gör sig skyldig till avtalsbrott.
För leverantören kan det i vissa situationer innebära möjlighet att rikta krav mot organisationen, exempelvis på ersättning för den ekonomiska skada som den felaktiga hävningen har orsakat.
Det här är en viktig del av leverantörsperspektivet: du behöver inte utgå från att den andra partens bedömning automatiskt är den rätta.
Granska avtalet, händelseförloppet och underlaget innan ni bestämmer hur ni ska gå vidare.
Ibland är hävningsbestämmelserna otydliga eller saknas helt. Då behöver man först kontrollera hela avtalsunderlaget. Bestämmelsen kan finnas i en bilaga, i allmänna villkor eller i ett standardavtal som ingår i avtalet.
Om det fortfarande saknas en tydlig reglering kan andra rättsregler och allmänna avtalsrättsliga principer få betydelse. Exakt vad som gäller beror bland annat på vilken typ av avtal det handlar om.
Det är därför svårt att dra generella slutsatser enbart utifrån att ordet ”hävning” saknas i själva huvudavtalet.
Ett meddelande om hävning är allvarligt, men det betyder inte att leverantören saknar handlingsutrymme.
Börja med att ta reda på:
Vad är den konkreta grunden för hävningen?
Vad säger avtalet?
Hur allvarlig är den påstådda bristen?
Har ni fått möjlighet att rätta till den?
Vad visar tidigare dialog och dokumentation?
Vem har orsakat problemet?
Har den avtalade processen för hävning följts?
Först därefter går det att ta ställning till vilken väg som är bäst framåt.
I del 2 går vi igenom vilka steg du som leverantör bör ta när en upphandlande organisation vill häva avtalet, och vilka möjligheter du har att påverka situationen.
Har ni redan fått ett besked om hävning blir nästa fråga mer konkret: Vad bör ni faktiskt göra nu?