Ett besked om hävning kan väcka många frågor. Vad har egentligen hänt, vad säger avtalet och vilka möjligheter har du att agera?
Det är lätt att vilja svara direkt, förklara vad som har hänt eller försvara den egna leveransen. Men just då är det ofta viktigare att först skapa sig en tydlig bild av situationen.
Vad påstår beställaren har gått fel? Vad säger avtalet? Vilket underlag finns? Och vilka möjligheter har ni att rätta, invända eller hitta en annan väg framåt?
Det här är del två i vår serie om hävning av offentliga avtal. I del 1 gick vi igenom när ett avtal kan hävas och vilka rättigheter du har som leverantör. Nu fokuserar vi på vad du kan göra när frågan om hävning redan har uppstått.
Ett hävningsbesked kan skapa stress. Men ett snabbt och spontant svar riskerar att göra situationen svårare. Innan ni tar ställning bör ni samla rätt personer internt och gå igenom vad som faktiskt har hänt.
Det kan exempelvis handla om personer från leveransen, kundansvarig, ledning och juridisk kompetens beroende på hur omfattande situationen är.
Utse gärna också en person som ansvarar för kontakten med den upphandlande organisationen. Då minskar risken för parallella besked och formuleringar som senare kan tolkas på olika sätt.
Det betyder inte att ni ska vara tysta. Men kommunikationen bör vara genomtänkt, saklig och baserad på det underlag ni faktiskt har.
För att kunna bedöma om hävningen är befogad behöver ni veta vad den upphandlande organisationen anser att ni har brustit i. Om hävningsmeddelandet är allmänt formulerat kan ni be organisationen att precisera:
Vilken avtalsbestämmelse den stödjer sig på
Vilken konkret brist som har inträffat
När bristen ska ha inträffat
Vilka konsekvenser den anser att bristen har fått
Vilka tidigare rättelser eller varningar den hänvisar till
Det gör det möjligt att jämföra organisationens beskrivning med avtalet och er egen dokumentation. Utgå inte från att formuleringen i hävningsbeskedet är hela sanningen om vad som har hänt.
När parterna har olika bild av ett händelseförlopp blir dokumentation snabbt viktig. Samla därför material medan det fortfarande är enkelt att hitta.
Det kan handla om:
Avtal och relevanta bilagor
Mejl
Mötesanteckningar och protokoll
Beslut
Tidsplaner
Leveransunderlag
Tester och godkännanden
Tidigare rättelseplaner
Annan dokumentation av vad parterna har kommit överens om
Men samla inte bara sådant som rör de påstådda bristerna. Leta också efter underlag som visar vad som faktiskt har fungerat. Det kan vara godkända leveranser, genomförda tester, positiv återkoppling eller protokoll där beställaren har accepterat en lösning.
Syftet är att skapa en så komplett bild som möjligt, inte bara att dokumentera motpartens argument.
När mycket har hänt under ett längre avtal kan det vara svårt att se helheten. En enkel tidslinje kan därför vara ett av de mest användbara verktygen.
Dokumentera exempelvis:
Datum
Vad hände
Vad säger avtalet?
Vem agerade?
Vilken rättelse gjordes?
Vilket underlag finns?
Det hjälper er att skilja fakta från antaganden och gör det lättare att identifiera var parternas bild av situationen skiljer sig åt.
Tidslinjen kan också visa om ett problem verkligen har varit återkommande, när beställaren först uppmärksammade det och vilka möjligheter ni har fått att rätta till det.
Att en brist har uppstått behöver inte alltid innebära att avtalet måste avslutas. Om problemet går att lösa kan en konkret rättelseplan vara en viktig väg framåt.
Försök då få svar på:
Vad behöver rättas?
Vilket resultat förväntar sig beställaren?
När ska rättelsen vara genomförd?
Hur ska den följas upp?
Vad krävs för att beställaren ska betrakta problemet som löst?
En bra rättelseplan bör vara konkret. Undvik formuleringar som bara säger att ni ska ”förbättra leveransen”. Beskriv hellre vad som ska göras, av vem och när. Det ger både er och beställaren något tydligt att följa upp.
Ett hävningsbesked kan skapa frågan: ska vi verkligen fortsätta leverera? Här behöver ni vara försiktiga. Att på eget initiativ stoppa leveransen innan det är klarlagt vad som gäller kan skapa ytterligare problem.
Om ni fortfarande har en skyldighet att leverera kan ett stopp i värsta fall bli en ny avtalsbrist. Kontrollera därför vad avtalet säger och hur hävningen är tänkt att träda i kraft innan ni förändrar leveransen. Det gäller särskilt om ni bestrider hävningen.
Var öppen och konstruktiv i dialogen, men var noggrann med hur ni uttrycker er. Det är skillnad mellan att säga: ”Vi ser att leveransen den här veckan blev två dagar sen och arbetar nu med att lösa orsaken.” och att utan närmare analys acceptera en bredare beskrivning av att företaget har brutit mot avtalet på ett sätt som ger rätt till hävning. Håll er därför till det ni vet och kan dokumentera.
När underlaget är samlat blir nästa fråga vilken väg ni vill ta. Det finns inte ett alternativ som passar alla situationer, men i praktiken kan flera vägar vara aktuella.
Rätta till problemet och fortsätta avtalet
Om det finns en faktisk brist som går att åtgärda kan den bästa lösningen vara att snabbt genomföra en tydlig rättelse och återställa förtroendet.
Invända mot hävningen
Om ni bedömer att det saknas grund för hävningen kan ni bestrida den. Då blir dokumentationen, avtalsvillkoren och händelseförloppet centrala.
Hitta en gemensam väg ut
I vissa situationer kan båda parter komma fram till att samarbetet inte bör fortsätta, även om de inte är överens om en ensidig hävning. Då kan en överenskommen avveckling vara ett alternativ att undersöka. Det här behöver dock hanteras med försiktighet i offentliga avtal. Vilka förändringar eller överenskommelser som är möjliga påverkas av de upphandlingsrättsliga reglerna, och rättsläget är inte självklart i alla situationer.
Det viktigaste när ett hävningsbesked kommer är att inte låta den första reaktionen styra nästa steg. Börja i stället metodiskt:
Samla rätt personer
Läs avtalet och hävningsbeskedet
Be om precisering där något är oklart
Säkra dokumentation och bevisning
Skapa en tidslinje
Undersök möjligheten till rättelse
Samordna kommunikationen
Ta ställning till vilken väg framåt som är bäst
På så sätt går ni från att reagera på beställarens besked till att själva kunna bedöma vilka rättigheter och möjligheter ni faktiskt har.
Men även om avtalet till slut hävs är frågan inte avslutad. Vad händer med obetalda fakturor, vite och eventuella skadestånd? Och kan hävningen påverka möjligheten att vinna nya offentliga affärer?
I del 3 går vi igenom vad händer efter en hävning, och hur skyddar ditt företaget framåt.