Vad händer efter en hävning - och hur påverkas framtida upphandlingar?

När ett offentligt avtal hävs är det lätt att tänka att frågan är avslutad. Men för leverantören kan det snarare vara början på nästa fas.

Det kan finnas fakturor som inte är betalda, krav på vite eller skadestånd och frågor om vem som egentligen har orsakat den ekonomiska skadan. Dessutom kan en hävning få betydelse när företaget deltar i framtida upphandlingar. 

Det betyder inte att alla dessa konsekvenser uppstår automatiskt. Som leverantör har du fortfarande möjligheter att granska kraven, invända mot felaktiga bedömningar och visa vilka åtgärder företaget har vidtagit.

Det här är den tredje och avslutande delen i vår serie om hävning av offentliga avtal. I del 1 tittade vi på när ett avtal kan hävas och i del 2 på hur du kan agera när hävning blir aktuell. Nu tittar vi framåt. 

Vad händer med fakturor som inte är betalda?

En hävning kan sammanfalla med att den upphandlande organisationen håller inne betalning eller bestrider fakturor. Här är det viktigt att skilja frågorna åt. 

Be om en tydlig förklaring till varför en viss faktura inte betalas. Vilken del bestrids? Vad är den konkreta grunden? Och vad säger avtalet om betalning och eventuella brister i leveransen? 

Precis som vid själva hävningen är dokumentationen viktig. Fakturor, leveransgodkännanden, protokoll, mejl och annan kommunikation kan hjälpa till att visa vad som faktiskt har levererats och accepterats. 

Vite och skadestånd är olika saker 

En annan ekonomisk konsekvens kan vara vite. Vite är normalt reglerat i avtalet och kopplat till vissa typer av avtalsbrott. Det kan exempelvis finnas bestämmelser om vite vid förseningar eller andra tydligt definierade brister. 

Skadestånd fungerar annorlunda. Om den upphandlande organisationen kräver skadestånd behöver den kunna visa vilken ekonomisk skada den har lidit och att det finns ett samband mellan avtalsbrottet och skadan. 

Som leverantör bör du därför inte bara titta på summan som krävs. Granska också:

• Vad bygger kravet på?  

• Vilken ekonomisk skada påstås ha uppstått?  

• Hur har beloppet beräknats?  

• Finns ett tydligt samband mellan den påstådda bristen och skadan?  

• Vad säger avtalet om ansvar?  

• Finns det ett ansvarstak eller andra begränsningar? 

Det kan också finnas situationer där både vite och skadestånd aktualiseras. Då behöver avtalsvillkoren och de konkreta omständigheterna granskas för att förstå hur kraven förhåller sig till varandra. 

Vad händer om hävningen var felaktig? 

Ekonomiska krav behöver inte bara gå i en riktning. Om den upphandlande organisationen häver avtalet utan att ha tillräcklig grund kan hävningen i sig innebära ett avtalsbrott.

Det kan i sin tur innebära att leverantören har möjlighet att kräva ersättning för den skada som den felaktiga hävningen har orsakat. Det här är ytterligare ett skäl till att inte automatiskt acceptera den andra partens beskrivning av situationen. Om ni anser att hävningen är felaktig behöver ni bedöma både om ni ska invända mot hävningen och vilka ekonomiska konsekvenser den har fått för företaget. 

Kan en hävning påverka framtida upphandlingar?

Det här är ofta en av leverantörens största farhågor. Kan en hävning göra att vi inte får vara med i nästa upphandling?

Tidigare problem i ett offentligt avtal kan under vissa förutsättningar få betydelse i framtida upphandlingar. Allvarliga eller återkommande brister i fullgörandet av ett tidigare offentligt kontrakt kan vara relevanta vid bedömningen av om en leverantör ska uteslutas.  

Men det är viktigt att inte dra slutsatsen att: 
Hävning = automatisk uteslutning från framtida upphandlingar. 

Så enkelt är det inte. 

Om frågan om uteslutning blir aktuell ska omständigheterna bedömas. Leverantören har också möjlighet att förklara vad som har hänt och vilka åtgärder som har genomförts. Det ger dig som leverantör ett viktigt handlingsutrymme även efter att problem har uppstått. 

Självsanering - visa vad ni har förändrat 

En central möjlighet är det som brukar kallas självsanering. Grundtanken är att en leverantör som har haft problem ska kunna visa att företaget har agerat för att komma till rätta med dem och förhindra att samma sak händer igen. 

Det räcker alltså inte alltid att konstatera att något gick fel i ett tidigare avtal. Det är också relevant att titta på vad företaget har gjort efteråt. 

Det kan exempelvis handla om att ni har:

• Förändrat interna rutiner  

• Bytt ansvarsfördelning  

• Förstärkt projektorganisationen  

• Infört nya kvalitetskontroller  

• Utbildat berörd personal  

• Förändrat hur avvikelser följs upp  

• Vidtagit andra konkreta åtgärder för att minska risken för upprepning

Dokumentera därför inte bara vad som gick fel. Dokumentera också vad ni gjorde åt det.  

Det kan bli viktigt om en framtida upphandlande organisation ställer frågor om det tidigare avtalet.

En dålig leverans behöver inte definiera företaget framåt

För en leverantör kan en hävning förstås vara allvarlig. Men en viktig lärdom är att skilja på händelsen och hur företaget hanterar den. Om det faktiskt har funnits brister är det sällan hjälpsamt att försöka förklara bort sådant som går att visa. 

En bättre väg kan vara att tydligt kunna beskriva:
Det här hände. Det här var orsaken. Det här gjorde vi för att lösa situationen. Och det här har vi förändrat för att det inte ska hända igen. 

Det visar att verksamheten har tagit problemet på allvar och arbetat strukturerat med det. På samma sätt ska ni inte ta på er ansvar för sådant som ni bedömer inte ligger på er. Om ni anser att hävningen var felaktig behöver även det dokumenteras och hanteras. 

Ta med lärdomarna in i nästa avtal 

Den bästa tidpunkten att fundera på en framtida hävning är egentligen innan avtalet skrivs. När ni går in i nästa offentliga avtal kan erfarenheterna hjälpa er att ställa bättre frågor: 

• Är det tydligt vad som räknas som avtalsbrott?  

• Vilka rättelsefrister finns?  

• Hur ser processen ut innan hävning kan bli aktuell?  

• Finns tydliga eskaleringsvägar?  

• Hur regleras vite och skadestånd?  

• Finns ansvarstak?  

• Vad händer med leveransen om avtalet avslutas?  

• Finns det behov av en övergångs- eller exitplan? 

Det är särskilt viktigt i verksamhetskritiska leveranser där ett avtal inte kan upphöra från en dag till en annan utan stora praktiska konsekvenser. 

Tydliga villkor hjälper båda parter – inte bara när något går fel, utan också genom att skapa tydligare förväntningar under hela avtalsperioden. 

Sammanfattning: fokusera på det du kan påverka

En hävning kan få ekonomiska och affärsmässiga konsekvenser, men som leverantör har du fortfarande möjligheter att påverka vad som händer därefter. 

Se till att:

1. Granska grunden för eventuella betalningskrav  

2. Skilja mellan vite och skadestånd  

3. Kontrollera ansvar och begränsningar i avtalet  

4. Bedöma dina egna möjligheter om hävningen varit felaktig  

5. Dokumentera vilka åtgärder företaget har vidtagit  

6. Vara förberedd på att förklara situationen i framtida upphandlingar  

7. Ta med erfarenheterna när nästa avtal granskas. 

En hävning behöver alltså inte bara handla om vad leverantören riskerar att förlora. Minst lika viktigt är att förstå vilka rättigheter du har, vilka krav du kan ifrågasätta och vilka åtgärder som kan stärka företagets position framåt. 

Det här är den tredje och avslutande delen i vår serie om hävning av offentliga avtal.