27.11.2020

Avtalsformer inom offentlig upphandling

För att fastställa en upphandling krävs ett skriftligt avtal mellan den upphandlande myndigheten och leverantören. Vilken typ av avtal det handlar om har stor betydelse för hur affären utformas. Som leverantör är det därför viktigt att du förstår dig på de olika avtalsformerna som finns och vad dem innebär.


När du som leverantör har vunnit en upphandling och tilldelningsbeslutet är fattat av den upphandlande myndigheten, är det dags att skriva avtal. Formuleringen och upprätthållningen av avtalet är avgörande för att nå de gemensamma målen. Därför är det viktigt att du förstår de olika avtalsformerna som finns, samt skapar dig en förståelse för vilka lagar och regler som gäller för ditt avtal.

Ett avtal om offentlig upphandling är en skriftlig överenskommelse om ekonomiska villkor mellan avtalsparterna. Lagstiftningen om offentlig upphandling styr vilken typ av avtal som ska tas fram. Det finns tre huvudsakliga avtalsformer inom offentlig upphandling:

  • Upphandlingskontrakt
  • Ramavtal
  • Dynamiskt inköpssystem (DIS)

Innan ett avtal kan skrivas införs i normala fall en väntetid som kallas avtalsspärr. Detta innebär en tidsperiod då andra anbudsgivare har möjlighet att överklaga tilldelningsbeslutet. Om beslutet inte överklagas kan ett avtal tecknas. Avtalet baseras på samma information som delgavs i upphandlingsdokumentationen, förfrågningsunderlaget, anbudet, samt resultatet av en eventuell komplettering i upphandlingen. Förutsättningarna för hur avtal ingås bör alltid vara tydligt kommunicerade i förfrågningsunderlaget eller i tilldelningsbeslutet. Tilldelningsbeslutet blir bindande först efter att avtalet har tecknats. Det är viktigt att du som leverantör läser igenom avtalet noggrant och går igenom innehållet och villkoren tillsammans med upphandlaren. Detta säkerställer att båda parterna har liknande förväntningar och tolkningar om detaljerna kring affären.

Vi förklarar mer i detalj vad som de olika avtalsformerna innebär. Detta hjälper dig som leverantör att förstå de förväntningar och regler som styr den affär du vunnit. Om du vill ha hjälp gällande upphandlingsavtal kan du kontakta våra konsulter på Pabliq.

pabliq-coffee-computer

Upphandlingskontrakt

Ett upphandlingskontrakt är en skriftlig överenskommelse om ekonomiska villkor mellan en upphandlare och leverantör. Upphandlingskontrakt används vid inköp av specifika produkter eller tjänster med bestämda volymer och riktlinjer. Det handlar om leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad. Nedan har vi listat de olika typer av upphandlingskontrakt som gäller vid offentlig upphandling.

  • Varukontrakt
  • Byggentreprenadkontrakt
  • Tjänstekontrakt
  • Koncession
  • Avtal som undantas
  • Upphandlingar med blandade kontrakt

 

Varukontrakt, byggentreprenadkontrakt & tjänstekontrakt

Eftersom olika regler och lagar appliceras för olika typer av upphandlingar är det viktigt att avtal klassificeras rätt. Kontrakt gällande köp, leasing, hyra och hyrköp av varor faller under kategorin varukontrakt. Byggentreprenadskontrakt gäller utförande och projektering av byggarbeten som kan kopplas an till de verksamheter som är definierade i upphandlingslagstiftningen. Till denna kategori hör även projektering och utförandet av byggnadsverk, samt byggarbeten som utförs av en entreprenör enligt upphandlarens villkor. Tjänstekontrakt omfattar däremot upphandlingar om övriga tjänster som inte ingår i kategorin byggentreprenadskontrakt.

pabliq-hands-on-laptop

Koncession

En koncession motsvarar ett kontrakt och skrivs mellan en upphandlare och en leverantör som anses bli koncessionshavare. En koncession innebär att en leverantör får i uppdrag att utföra ett byggarbete eller en tjänst åt någon annan, men har rätten att använda föremålet av koncessionen. Restauranger, hamnar och parkeringsplatser är exempel på inköp som kan upphandlas i form av en koncession. Leverantören ersätts för arbetet med rätten att nyttja tjänsten eller det som byggs. Exempelvis, i en tjänstekoncession om att driva en parkeringsplats får leverantören betalt i form av parkeringsavgifter från besökarna. Skillnaden mellan en koncession och ett vanligt kontrakt är att du som leverantör tar över verksamhetsrisken. Detta kan exempelvis handla om risken att utsättas för konkurrens av andra leverantörer, att ha ojämn vikt mellan utbud och efterfrågan, eller att inkomsterna för koncessionen inte täcker kostnaderna.

 

Avtal som undantas

Avtal som undantas beskriver inköp som avviker från de regler som omfattas av upphandlingslagarna. Dessa kontrakt är undantag och bör enbart tillämpas i avvikande omständigheter som följer EU-domstolens restriktioner. Undantag kan exempelvis handla om vissa finansiella eller juridiska tjänster, interna upphandlingar och samarbetsavtal.

 

Upphandlingar med blandade kontrakt

Om du som leverantör erbjuder produkter eller tjänster som hamnar under flera avtalskategorier, kan blandade kontrakt tillämpas. Exempelvis kan en upphandling omfatta inköp av både varor och byggarbeten. Det finns särskilda regler som gäller för blandade upphandlingar. Reglerna beror på föremålen av upphandlingen, samt lagarna som appliceras. Som företagare är det därför viktigt att du sätter dig in i reglerna som styr den upphandling du vunnit och känner till vad förväntningarna på uppdraget är.

pabliq-notepad-computer

Ramavtal

Ramavtal är den vanligaste formen av upphandlade avtal i Sverige och övriga EU-länder. Ett ramavtal som sätts upp enligt LOU får gälla under fyra år, men kan även löpa längre om särskilda skäl anges. Syftet med ramavtal är att fastställa villkor för senare tilldelning av kontrakt, det vill säga avrop som sker under en bestämd tidsperiod. Liksom upphandlingskontrakt gäller ramavtal för upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader. Upphandlingar med ramavtal fungerar på samma sätt som upphandlingar med upphandlingskontrakt. Det som skiljer ramavtal från upphandlingskontrakt är att volymen av beställningsvaran eller tjänsten är obestämd. Ramavtal används ofta av offentliga organisationer som kan förutse sina behov och planerar sina inköp över en längre tidsperiod. För dig som leverantör innebär detta en viss säkerhet då du kan förutse och planera framtida leveranser till upphandlaren. Kom ihåg att alltid läsa igenom ramavtalet i detalj då det är specifikt avtalat för vissa varor eller tjänster. Därmed får du som leverantör endast leverera de produkter och/eller tjänster som nämns i avtalet.

Ramavtal delas ofta upp till två underkategorier; framework contracts och framework agreements. Den förstnämnda är ett avtal där samtliga detaljer om affären förutom volym fastställs. Denna typ av avtal kan betraktas som ett kontrakt, medan framework agreements istället är en överenskommelse att i framtiden göra affärer tillsammans. Enligt LOU blir framework agreements bindande kontrakt först när ett avrop genomförts.

 

Dynamiskt inköpssystem (DIS)

Dynamiskt inköpssystem (DIS) är ett alternativ för upphandlande myndigheter som inte vill låsa sig i ett ramavtal. DIS kallas ofta för ett öppet ramavtal, men är egentligen ingen avtalsform utan ett elektroniskt upphandlingssystem. DIS används ofta istället för ramavtal när det gäller förnyad konkurrensutsättning (FKU), kombinatoriska ramavtal eller rangordnade ramavtal. Till skillnad från ett ramavtal har DIS ingen gräns på giltighetstid utan baseras ofta på vad som den upphandlande myndigheten anser är lämpligt.

Branscher som DIS fungerar bäst för är:

  1. Branscher med snabb teknisk utveckling. Upphandlaren har behov av ett öppet system där leverantörer kan ansluta sig i efterhand.
  2. Branscher där produkter och sortiment är svåra och ändras ofta. Upphandlaren har behov av att göra ändringar i det som avropas under uppdragets gång.

I praktiken fungerar DIS som en slags “katalog” eller “listning” på lämpliga leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven för en upphandling. När upphandlaren gör avrop får samtliga leverantörer förfrågan om att lämna anbud. Systemet är öppet för alla leverantörer och du kan ansöka om att delta under hela giltighetstiden. Antalet leverantörer får därför inte begränsas.

Eftersom DIS är öppet för alla är det ett sätt att nyttja konkurrensen, möjliggöra flexibilitet för affärer och ge lika chanser för alla leverantörer. Det är också ett sätt att snabba på upphandlingsprocessen och ge en ökad konkurrensfördel för mindre och medelstora företag att konkurrera om kontrakten över tid. Till skillnad från andra upphandlingsprocesser har du som leverantör flexibilitet gällande anbud. Om du gör misstag eller exempelvis missar att skicka in ett specifikt kvalificeringskrav kan du alltid ansöka igen så länge DIS hålls öppet.

Se vårt systerbolag e-Avrops webinar “Så funkar DIS!” för att lära dig mer om hur DIS fungerar. Webbinariet hålls av vår upphandlingsexpert Per Werling. 

 

Sammanfattning

När du vunnit en affär och ska teckna ett avtal är det viktigt att du förstår vad avtalet innebär. För att samarbetet mellan parterna ska fungera friktionsfritt är det viktigt att avtalet stämmer med målet av upphandlingen och att båda parter har liknande förväntningar på avtalsförhållandet. Vi har beskrivit tre olika avtalsformer för offentlig upphandling och förklarat när respektive avtalsform används.

  • Upphandlingskontrakt innebär en skriftlig överenskommelse om ett inköp inom byggarbete, varor eller tjänster mellan en upphandlare och leverantör.
  • Ramavtal innebär ett kontrakt som fastställer villkor för framtida affärer mellan en upphandlare och leverantör/leverantörer.
  • DIS innebär ett elektroniskt inköpssystem för upphandling och är ett alternativ för ramavtal.

Vilken avtalsform som används baseras på föremålet av upphandlingen samt regleringar från upphandlingslagarna. Vill du ha hjälp eller veta mer om de olika avtalsformerna inom offentlig upphandling? Anlita en av våra experter för att utveckla dina kompetenser inom offentlig upphandling.

Att vinna affärer i offentlig upphandling

Vi redogör här för hur du som leverantör kan vinna fler upphandlingar genom ett strukturerat och målmedvetet arbete.