27.11.2020

Offentlig upphandling i 7 steg

Vad är offentlig upphandling? Hur fungerar upphandlingsprocessen? Och vad har man som anbudsgivare att förhålla sig till? Vi redogör för grunderna i offentlig upphandling så du kan utveckla dina kompetenser som anbudsgivare och känna dig säkrare inför nästa upphandling du ska svara på.


De offentliga organisationernas inköp av allt från varor och tjänster till byggentreprenader regleras av offentlig upphandling. Drygt 4 100 organisationer omfattas av upphandlingslagarna och det årliga värdet av offentlig upphandling i Sverige är uppskattat till cirka 706 miljarder kronor. Den huvudsakliga anledningen till att dessa organisationer måste upphandla sina inköp är för att man på bästa sätt ska ta tillvara skattemedlen och konkurrensen som finns på marknaden.

Som du säkert inser så finns det otroligt stor potential för dig som leverantör att hitta värdefulla affärsmöjligheter med offentlig sektor. Men för att bli riktigt skicklig på att göra affärer med de offentliga organisationerna måste du först förstå hur offentlig upphandling går till. Just det redogör vi för här.

 

1. Upphandlingsförfarande

När en upphandling ska genomföras måste den upphandlande myndigheten först välja ett förfarande. Förenklat är ett upphandlingsförfarande ett sätt att organisera upphandlingar och syftet med dem är att definiera vilka regler som gäller för en specifik upphandling. Huvudregeln är att offentlig upphandling ska ske öppet och proportionerligt genom konkurrensutsättning, där alla företag behandlas lika och på ett icke-diskriminerande sätt.

Vilka förfaranden som upphandlaren kan använda sig av för sin upphandling beror på avtalets värde, om det är en tjänst som ska upphandlas och vilket typ av tjänst det i såna fall handlar om. Beroende på vilket upphandlingsförfarande som används kommer upphandlingsprocessen se olika ut.

Det är främst de så kallade tröskelvärdena som avgör vilka förfaranden som kan användas och vilka regler upphandlingen måste följa. Om upphandlingens värde överstiger EU:s tröskelvärde eller det nationella tröskelvärdet inverkar det på vilka förfaranden som kan väljas. I Sverige genomförs i princip samtliga upphandlingar genom ett öppet förfarande vilket innebär att alla företag får lämna anbud. Läs mer om tröskelvärden och hur de påverkar upphandlingen du ska svara på.

pabliq-workshop

2. Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget, även kallat anbudsförfrågan, är det underlag som upphandlaren lämnar till dig som leverantör. Underlaget ska innehålla alla upphandlingsdokument. Det handlar bland annat om kravspecifikationer, modellen för hur de inkomna anbuden kommer utvärderas tillsammans med tilldelningsgrund och tilldelningskriterier samt kontraktsvillkoren för upphandlingen.

Som leverantör är det viktigt att du förstår och kan tolka förfrågningsunderlaget. Det är nämligen A och O för att skriva ett konkurrenskraftigt anbud. Tar du tid på dig för att läsa underlaget, identifiera upphandlarens behov och att skriva ett anbud anpassat till upphandlarens långsiktiga målsättningar ökar du dina chanser att vinna upphandlingen ordentligt.

Vet du att en ny upphandling är på gång hos en organisation som är en värdefull potentiell kund för dig så kan du erbjuda din expertis och hjälpa upphandlaren att formulera ett förfrågningsunderlag som passar deras mål och behov. Då kan du styra underlaget till din fördel genom att fundera på vilka krav som är viktiga för upphandlare och samtidigt gynnsamma för dig. Läs vidare om hur du hjälper upphandlarna att skriva det perfekta förfrågningsunderlaget och ökar ditt företags chanser att vinna fler offentliga upphandlingar.

 

3. Annonsering

Alla upphandlingar som överskrider EU:s tröskelvärden ska annonseras i EU:s upphandlingsdatabas Tenders Electronic Daily (TED). Utöver detta ska samtliga upphandlingar som understiger EU:s tröskelvärde annonseras i en allmänt tillgänglig databas. Det finns ett antal olika sådana databaser varav Pabliqs systerbolag e-Avrop är en.
Utmaningen för dig som leverantör är att hitta upphandlingarna med tanke på att de kan annonseras på olika ställen. Ur den utmaningen växte bevakningstjänster för offentlig upphandling fram. Pabliq är en sådan.

Att använda en bevakningstjänst effektiviserar offentlig upphandling för dig som leverantör och sparar värdefull tid. Ytterligare en fördel med att använda en bevakningstjänst är att du kan sätta upp bevakningsprofiler med filter baserade på bransch, geografiskt område och upphandlande organisation. Bevakningsprofilerna sköter sedan bevakningen åt dig och notifierar dig när en upphandling som matchar filtrena dyker upp.

Upptäck Pabliq och hur vi kan hjälpa dig att bli en skickligare anbudsgivare. Du kan även prova vår bevakningstjänst fritt i 14 dagar för att se hur du kan hitta nya affärer genom offentlig upphandling. 

idiotmisstagen-blog-img

4. Anbudsgivning

Många upplever det som svårt att vinna en upphandling, även när man känner sig säkert på själva anbudsskrivningen. För att bli riktigt skicklig på anbudsgivning måste du känna till hur du lägger upp arbetet på bästa sätt och sedan påbörja arbetet i rätt ände. Att ta genvägar eller att justera ett anbud som skrivits till en tidigare upphandling är sällan framgångsrikt.
Inled arbetet med att genomföra en marknadsanalys och gör efterforskning om organisationen vars upphandling du ska svara på. Alla upphandlande myndigheter har politiskt styrda målsättningar som genomsyrar hela verksamheten och de drivs inte av vinst på samma sätt som ett privatägt bolag. De argument som du använder för att stänga affärer med kunder i den privata sektorn biter därför inte på samma sätt på upphandlarna. Vad som istället ger effekt är att du visar att du förstår upphandlarens förutsättningar och att du är en stabil leverantör som kan hjälpa dem att nå sina långsiktiga målsättningar.
Använd sedan förståelsen som du samlat in om upphandlaren för att skriva ett skräddarsytt, taktiskt anbud. Det kommer definitivt öka dina vinstchanser nästa gång du svarar på en upphandling.

Lär dig mer om hur du lägger upp din anbudsgivning på bästa sätt, skriver bättre anbud och vinner fler offentliga upphandlingar.

 

5. Anbudsprövning

När tidsfristen för att lämna anbud har gått ut ska den upphandlande organisationen utvärdera de inkomna anbuden. Anbudsutvärderingen ska ske enligt den tilldelningsgrund, de tilldelningskriterier och den utvärderingsmodell som har beskrivits i förfrågningsunderlaget. Det finns tre så kallade tilldelningsgrunder för upphandlaren att använda sig av vid utvärderingen.

  • Pris.
  • Kvalitet.
  • Bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

Vilket av dessa tilldelningsgrunder som anbuden kommer utvärderas på ska framgå i förfrågningsunderlaget.

När anbudsprövningen påbörjas så genomförs den i tre steg.

  1. Kvalificering av anbudsgivaren
    I det första steget gör upphandlaren en bedömning av varje anbudsgivares kapacitet att fullfölja uppdraget. Här bedöms anbudsgivarna utifrån kvalificeringskraven som specificerar den ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga förmåga som leverantören måste ha.
  2. Prövning av anbuden
    I steg 2 kontrolleras att alla obligatoriska krav - skallkraven - uppfylls i anbuden.
  3. Utvärdering av anbuden
    Slutligen bedömer upphandlaren vilken av de anbudsgivare som både uppfyller kvalificeringskraven och skallkraven som lämnat det bästa anbudet i utifrån den tilldelningsgrund som används för upphandlingen. Innan tilldelningsbeslutet fattats ska upphandlaren även kontrollera samtliga bevis som intygar att anbudsgivaren faktiskt uppfyller de obligatoriska kraven.

pabliq-workshop-3

6. Tilldelningsbeslut och avtal

När utvärderingen är färdig och samtliga bevis har kontrollerats fattar upphandlaren ett tilldelningsbeslut om vilken anbudsgivare som vunnit upphandlingen. Beslutet ska förmedlas till alla anbudsgivare genom ett tilldelningsmeddelande. Meddelandet ska vara skriftligt och innehålla information om beslutet som fattats, vilken anbudsgivare som vann, skälen till beslutet samt information om avtalsspärrens längd.

Avtalsspärren är en period om minst tio dagar efter att tilldelningsbeslutet fattats. Under denna period får inte avtal tecknas och det är nu de andra leverantörerna har möjlighet att granska upphandlingen och tilldelningsbeslutet samt avgöra om fel begåtts. Anses upphandlingen ha utförts felaktigt kan den överprövas. När tidsfristen för avtalsspärren har löpt ut utan några invändningar om tilldelningsbeslutet kan avtal tecknas.

Avtalet som skrivs ska baseras på innehållet i annonsen, förfrågningsunderlaget, anbudet samt resultatet av en eventuell förhandling eller komplettering. Några ändringar eller tillägg som inte definierats under tidigare stadier av upphandlingsprocessen får inte göras.

 

7. Uppföljning och överprövning

Det är viktigt att följa upp upphandlingen och att genomföra en egen utvärdering oavsett om du var den vinnande anbudsgivaren eller ej. Uppföljningen bör ske i två steg.

Steg 1

Vann du inte upphandlingen är det första steget att utvärdera upphandlingen och tilldelningsbeslutet under avtalsspärren. Det är din chans att lyfta eventuella felaktigheter i hur upphandlingen utförts och ansöka om att en överprövning genomförs. Du har rätt att begära en överprövning om upphandlingen strider mot upphandlingslagarna och om du som leverantör lider skada på grund av det. Om överprövningen godkänns av domstolen kan det leda till att upphandlingen helt får göras om eller inte får avslutas förrän rättelse skett.

Steg 2

Det andra steget i uppföljningen är att utvärdera ditt eget anbud och ta med dig lärdomar till nästa gång du ska svara på en upphandling. Vann du upphandlingen så skrev du uppenbarligen ett mycket bra anbud. Vad kan du då ta med dig till nästa gång du ska skriva anbud? Vann du inte upphandlingen kan du beställa det vinnande anbudet för att analysera vad din konkurrent gjorde bra och vad du därifrån kan ta med dig in i din egen anbudsskrivning.

Vill du lära dig mer om offentlig upphandling eller behöver du ytterligare vägledning kring hur du kan utveckla dig själv som anbudsgivare? På Pabliq är vi experter på offentlig upphandling och kan hjälpa dig med såväl anbudsskrivning som med allmän rådgivning och konsultering i hur du blir en skickligare anbudsgivare. Upptäck våra konsulttjänster eller kontakta oss så hjälper vi dig.

Kom igång direkt

Far far away, behind the word mountains, far from the countries Vokalia and Consonantia, there live the blind texts