01.09.2020

Så effektiviserar du arbetet med offentlig upphandling

Det finns många metoder som ökar chanserna för dig som leverantör att vinna fler offentliga affärer. Att specificera vad som effektiviserar arbetet med offentlig upphandling för dig och att använda en bevakningstjänst som tillgodoser dina krav och behov är en sådan metod. Vi presenterar tre frågor du bör ställa dig för att komma till grund med vad som förenklar din anbudsprocess. 

För att bli riktigt skicklig på att skriva anbud och vinna upphandlingar så måste du leverera ett attraktivt anbud som både tilltalar upphandlaren och tillgodoser samtliga krav. Sälj också in ditt företag på ett sätt som differentierar er från konkurrenterna, se till att ditt pris är rimligt utifrån uppdragets omfattning och granska, granska, granska ditt anbud innan du skickar det. Läs vårt blogginlägg 10 tips för att vinna fler offentliga upphandlingar för att lära dig hur du lämnar så lite som möjligt åt ödet när det kommer till att vinna offentliga upphandlingar. 

Differentiering, granskning och att utvärdera ditt anbud i all ära men det finns något som är precis lika viktigt för att bli effektiv i arbetet med att göra affärer genom offentlig upphandling. Det är att komma till grund med vad som gör verklig skillnad för dig och ditt team i anbudsprocessen och använda verktyg som stöttar er i arbetet. Fråga dig “Hur ser våra resurser och behov ut?”, “Vad skulle förenkla arbetet för oss?” och “Vad kostar en missad upphandling i förlorade intäkter?”. 

Att använda en bevakningstjänst utgör grunden för att hitta de mest värdefulla upphandlingarna och frågorna ovan bör vara avgörande för ditt val när du jämför bevakningstjänster. Här hjälper vi dig på vägen mot att hitta svaren på frågorna så att du kan effektivisera ditt arbete med att svara på upphandlingar och vinna fler offentliga affärer. 

pabliq-people-laptop-notepad

1. Hur ser din verksamhets behov ut?

Börja med att överväga vilka funktioner i en bevakningstjänst som är viktigast för dig och ditt team. Är det att kunna skapa och justera bevakningsprofiler på egen hand eller föredrar du att en expert hjälper er att sätta upp bevakningarna? Vilka filter är viktiga för dig i en sökfunktion?

Vår rekommendation är att du använder en bevakningstjänst där du både kan sätta upp dina egna bevakningar och få det stöd du behöver från experter. Det ger dig friheten att söka efter upphandlingar utan att behöva anpassa dig till en supportfunktion. Samtidigt får du även stöd i att optimera dina bevakningar, om och när du behöver det. Läs om en av Pabliqs kunder som berättar om varför kombinationen av frihet och stöd från experter är viktigt för att hitta de viktigaste upphandlingarna. Genom att kombinera branschkoder (CPV), regionskoder (NUTS) och sökord blir även bevakningarna extra detaljerade och därmed som mest effektiva. 

Vad händer om någon är sjuk eller ledig? Kan någon då ta över arbetet och har den personen tillgång till bevakningstjänsten? Många företag har behov av att flera personer i teamet har tillgång till bevakningstjänsten. I de flesta bevakningstjänsterna är dock antalet användare begränsat så överväg hur ditt behov av flera användare ser ut och vilka bevakningstjänster som uppfyller dina krav. 

2. Hur förenklas anbudsprocessen för dig? 

Nästa steg är att avgöra hur du föredrar att arbetet med att svara på en upphandling genomförs och hur en bevakningstjänst kan underlätta anbudsprocessen för dig. Om exempelvis datum för sista anbudsdag visas redan i sökresultaten, kan det då hjälpa dig att göra anbudsprocessen mer effektiv? Visning av utgångna upphandlingar kan också ge dig en uppfattning om vad som upphandlas inom din bransch. Beställer du sedan det vinnande anbudet i en utgången upphandling kan du även ta reda på vad som avgjorde affären.

Till varje upphandling finns även upphandlingsdokument som du som leverantör kan få tillgång till på olika sätt. Ofta finns dokumenten bifogade som nedladdningsbara filer i bevakningstjänsten. Du kan även gå till originalkällan för att få tillgång till dem. Vilket sätt att ta del av upphandlingsdokumenten passar dig bäst och vilken data vill du ha presenterad i listan med sökresultat? 

pabliq-person-whiteboard

3. Vad kostar en missad upphandling? 

En enda missad upphandling kan bli väldigt kostsamt för dig som leverantör i form av förlorade intäkter. Fortsätt därför din utvärdering med att överväga hur beroende din verksamhet är av affärerna med offentlig sektor. Sätt sedan kostnaden för en bevakningstjänst i relation till kostnaden av en förlorad affärsmöjlighet.

På grund av rädslan att missa en värdefull upphandling är det inte ovanligt att leverantörer använder sig av fler än en bevakningstjänst. Självklart är det inte en nackdel men innan du väljer att göra detsamma så undersök hur väl tjänsteleverantörerna lyckas samla in alla annonserade upphandlingar. Att tjänsteleverantören är experter med lång erfarenhet av offentlig upphandling är ofta en indikation att bevakningstjänsten håller hög kvalitet. Du kan även begära att få prova bevakningstjänsten kostnadsfritt under en period för att skapa dig en egen uppfattning om hur den kan effektivisera din anbudsprocess. Prova Pabliq kostnadsfritt i 14 dagar

Sammanfattning

Att differentiera ditt företag från konkurrenterna, presentera ett attraktivt erbjudande för upphandlaren och ha svar på alla krav är viktigt för att öka dina chanser att vinna affärer genom offentlig upphandling. Men lika viktigt är det att identifiera vad som effektiviserar arbetet för dig och ditt team och att använda en bevakningstjänst som tillgodoser dina behov. I den här artikeln har vi presenterat tre sätt för dig att komma till grund med vad som förenklar din anbudsprocess. 

  1. Hur arbetar din verksamhet som bäst med offentlig upphandling? Jämför i vilka bevakningstjänster du själv kan skapa bevakningsprofiler men samtidigt har tillgång till vägledning, om och när du behöver det. 
  2. Vilket sätt att ta del av upphandlingsdokumenten passar dig bäst? Tänk över hur en bevakningstjänst kan förenkla arbetet och anbudsprocessen för dig och ditt team. 
  3. Hur stor andel av din verksamhets totala intäkter kommer från upphandlande organisationer? Sätt kostnaden för en bevakningstjänst i relation till kostnaden av en förlorad affärsmöjlighet.

Guide: Välj rätt bevakningstjänst

Vi listar sju tips på vad du bör tänka på vid valet av bevakningstjänst.