10 tips för att vinna fler offentliga upphandlingar

Värdet av den offentliga upphandlingen i Sverige motsvarar ungefär en sjättedel av landets BNP och är värd cirka 683 miljoner kronor (Upphandlingsmyndigheten och konkurrensverket, 2018). Offentlig upphandling är viktig för många företag och organisationer, och företag är beroende av att vinna upphandlingar. Men att vinna en offentlig upphandling kan kännas som att vinna ett lotteri, där man helt enkelt hoppas på det bästa. Det finns dock metoder för att öka sina möjligheter - vi presenterar 10 tips som kan hjälpa dig att varva konkurrensen.

1. Sälj er själva
   För att säkerställa att ni sticker ut bör ni se över vad som skiljer er organisation från era konkurrenter. Vad är det som differentierar er? Vad kan ni erbjuda som ingen annan kan? Varför är ni bäst lämpade för just det här arbetet? När ni har bestämt er för vad ni vill kommunicera bör ni presentera det med exempel, och på så sätt får ni större chanser att vinna kontraktet. Ni blir inte bara uppmärksammade i den aktuella situationen, men kan även bli ihågkomna för framtida kontrakt.

2. Fokusera på detaljerna
   När ni skapar ert anbud kan små och helt undvikbara misstag vara skillnaden mellan att vinna eller förlora upphandlingen. Därför är det viktigt att ni gör en minutiös granskning. Ett ofullständigt eller för sent inskickat anbud får inte ens utvärderas, och därför kan små detaljer som en saknad signatur eller förlegade uppgifter vara avgörande och en anledning till att ni antingen vinner eller förlorar en upphandling. Lär dig om några av de vanligaste misstagen som förstör ditt anbud och hur du undviker dem.

3. Var kreativ
   I genomsnitt inkommer anbud från 4,1 anbudsgivare, så det gäller att komma med det allra bästa anbudet. Genom att vara kreativa och fundera på hur ni kan uppfylla kraven och lösa uppdraget så kostnadseffektivt som möjligt har ni möjlighet att vinna upphandlingen. I många branscher är marginalerna mycket små, och därför kan ett enklare och mer effektivt sätt att lösa uppdraget på, leda till att just ni vinner.
   
   
   

4. Tala deras språk
   Gör efterforskningar om den upphandlande myndighetens behov, värderingar och principer och anpassa ert svar till deras “språk”. Att förstå och behärska terminologin är ett extremt effektivt sätt att visa att ni är rätt företag för uppgiften. Läs igenom upphandlingen och försök att inkludera termer och förkortningar i ert anbud. Det visar att ni talar deras språk och att ni har en god uppfattning om kontraktets villkor.

5. Se till att era priser stämmer
   Säkerställ att er prissättning är rimlig utifrån uppdragets natur och de resurser som krävs. Visa att ni har tagit alla ekonomiska aspekter av kontraktet i beaktande och att ert pris är ömsesidigt gynnsamt för er och den upphandlande myndigheten. Myndigheten får se en seriös, noggrann och ambitiös samarbetspartner som gör det lilla extra, vilket kan ge er en stor fördel och till och med vara avgörande i upphandlingen.

6. Svara på kraven
   En av de viktigaste faktorerna i en upphandling är hur väl anbudsgivaren svarar på kraven i kontraktet och hur framgångsrikt anbudsgivaren svarar på upphandlingens frågor. Gå därför igenom anbudet och hantera varje krav med ett tydligt, kortfattat svar som visar den kunskap, erfarenhet och färdighet som ni kan erbjuda. Även om ett krav verkar fullkomligt orimligt ska det som huvudregel besvaras på det vis som upphandlaren krävt.

7. Skapa en arbetsgrupp
   För att ge er själva den bästa möjligheten att skapa ett vinnande anbud, överväg att skapa ett “anbudsteam” för att arbeta med upphandlingen. Att söka råd från fler kollegor eller experter gör att ni kan skapa ett mer genomarbetat och innehållsrikt anbud, som i sin tur kommer att innebära att ingen detalj förbises. Ju fler personer som läser ert anbud, ju fler misstag kommer att kunna undvikas.

8. Presentation
   För ett professionellt och konkurrenskraftigt intryck är presentationen väldigt viktig. Därför bör ni se till att ert anbud presenteras i rätt format och att alla specifika krav har följts, som exempelvis vilket språk som får användas och vilka bilagor som ska bifogas. Kom även ihåg att i princip alla anbud i Sverige ska lämnas elektroniskt. I nästan alla fall kommer ett väl presenterat anbud att klara sig bättre än ett dåligt sammansatt anbud.
   
   Se till att dokumenten är lätta att navigera och enkla att hitta i, och att eventuella bilagor är tydligt märkta. Säkerställ att anbudet verkligen är inlämnat och att ni lämnat rätt version av anbudet och bilagor. Alla svenska upphandlingssystem erbjuder någon form av bekräftelse på att ni lämnat ert anbud. Se till att alltid spara denna bekräftelse.

9. Granska, granska och granska igen
   Låt inte några enkelt undvikbara fel stå i vägen när ni tävlar om att vinna en upphandling. Det gör ni enkelt genom att avsätta tillräckligt mycket tid för att läsa igenom och granska anbudet. Låt gärna flera personer gå igenom det, eftersom olika perspektiv kan hjälpa till att klargöra och förbättra budet. Desto fler granskningar desto bättre!

10. Utvärdera
    I slutändan är inte alla anbud framgångsrika. Men även om ni inte har vunnit anbudet finns det lärdomar som ni kan dra nytta av i framtiden. Om ert anbud inte har lyckats, se till att ni begär kompletterande upplysningar i enlighet med LOU 12 kap. 13 §, som hjälper er att förstå och klargöra vad ni har gjort fel och de relativa fördelarna med det valda anbudet. Detta kan vara viktig information för att förbättra ert nästa bud.

Sammanfattning

Att vinna en offentlig upphandling är inte alltid lätt, men vi har räknat upp 10 saker du kan göra för att förbättra dina chanser. Ett återkommande tips är noggrannhet i olika former; fokusera på detaljer, gör research, granska anbudet och utvärdera. Ett noggrant utarbetat anbud har större chanser att vinna. Sedan gäller det att vara annorlunda i jämförelse med konkurrenterna - gör det lilla extra och öka dina chanser avsevärt.