14.09.2020

Ditt perfekta förfrågningsunderlag

Vi som jobbar med att hjälpa leverantörer att sälja mer till offentlig sektor har en hemlighet och vi tänker att det är dags att dela den mer er. Läs vidare för att lära dig hur du skriver det perfekta förfrågningsunderlaget och ökar ditt företags chanser att vinna fler offentliga upphandlingar. 

Som du säkert upplevt så förekommer det upphandlingar där ditt företag inte har så bra förutsättningar att vinna upphandlingen. Ibland känner du säkert att upphandlingen är skapad för att din konkurrent ska vinna. Kraven som ställs i upphandlingen verkar peka på allt det där som din konkurrent är bra på. Ibland kan det till och med vara så att ingen annan än din konkurrent kan vinna upphandlingen på grund av kraven. Kraven förefaller fullkomligen anpassade till din konkurrent. Du kan många gånger inte ens lämna ett anbud. Tror du att det är en slump? Eller kan det vara så att din konkurrent har jobbat hårt med att knyta upphandlaren till deras produkter?

Om du aldrig upplevt detta så kan du sluta läsa här, och grattis. Om du däremot är intresserad av att hamna i samma situation så ska du läsa vidare.

Alla företag som kontinuerligt skickar anbud i offentliga upphandlingar måste fundera över följande fråga: Hur ska ett underlag se ut för att ert företag ska ha en jäkligt bra chans att vinna upphandlingen?

pabliq-notepad-computer

För att skapa det perfekta underlaget bör ni avsätta en dag där ni i grupp funderar och framställer det perfekta underlaget. Ett underlag som leder till att ni har bättre förutsättningar att vinna än era konkurrenter. Här måste ni fundera över vilka krav som kan ställas som gynnar er. Ni måste också fundera över hur en utvärdering ska formuleras till er fördel. Har ni något unikt i det ni levererar som ingen av era konkurrenter har? Finns det utvärderingsmetoder som pekar mot era produkter? Tyvärr räcker det inte med att ni föreslår olika krav som rimmar väl med era produkter, ni måste också många gånger ge myndigheten godtagbara skäl för att ställa kraven.

Alla krav som ställs i en upphandling måste vara förenliga med de EU-rättsliga principerna. När det kommer till att ställa produktspecifika krav aktualiseras proportionalitetsprincipen. Av EU-domstolens praxis framgår att en strukturerad avvägning av motstående intressen ska genomföras i tre steg för att bedöma om proportionalitetsprincipen åsidosatts eller ej.

  1. För det första bedöms om åtgärden är lämplig och effektiv för att uppnå det eftersträvade syftet.
  2. För det andra innefattas bedömningen av ifall åtgärden är nödvändig för att uppnå det eftersträvade syftet, såtillvida att det saknas mindre ingripande alternativ.
  3. För det tredje bedöms om den negativa effekten som åtgärden får, på det intresse eller den rättighet som åtgärden inskränker, är oproportionerlig eller överdriven jämfört med det eftersträvade syftet.

Om ni tycker att ovanstående är svårt så hjälper vi på Pabliq gärna er med detta. Vi har god erfarenhet av att hjälpa några av Sveriges största företag med att ta fram underlag som är gynnsamma och dessutom förenliga med upphandlingsreglerna. Läs mer om våra konsulttjänster eller kontakta oss så hjälper vi dig. Vi kommer gärna till er och leder ett grupparbete för att hitta det perfekta underlaget.

pabliq-two-people-infront-of-whiteboard

Inget i upphandlingslagarna förhindrar en leverantör att hjälpa myndigheter att ställa krav som eventuellt är gynnsamma för leverantören. Så fundera på vilka krav som är gynnsamma för er och varför en upphandlande myndigheten ska ställa kraven. Men visst finns det jävsregler i upphandlingslagarna. Sådana regler finns samlade i 13 kap. 3 § punkt 6 & 7. Reglerna gäller först och främst då en leverantör varit delaktig i att som konsult framställa själva underlaget och därigenom skaffat sig otillbörliga fördelar. Reglerna gäller således inte när en upphandlande myndigheten anskaffat sig information genom råd eller försäljning från en leverantör.

Alla era säljare som besöker myndigheter ska givetvis vara pålästa kring de ”perfekta” kraven och den ”perfekta” utvärderingen. Era säljare som presenterar underlaget måste givetvis vara förberedda på frågan “Hur gör vi för att ni ska vinna upphandlingen?”

Med det sagt måste alla leverantörer reflektera över syftet med offentlig upphandling, vilket är att genom konkurrens hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Ni bör reflektera över att det är dina och mina skattepengar som används i offentlig upphandling. Det ligger i allas intresse att vi får ett effektivt utnyttjande av våra offentliga medel. Nu är det förvisso få leverantörer som inte är övertygade om att just deras produkt är det mest ekonomiskt fördelaktiga för alla upphandlare.

pabliq-woman-writing-on-whiteboard

När det kommer till utvärderingen av anbuden, bör ni ha en klar idé om hur upphandlingarna ska utvärderas för att ni ska vinna. Upphandlingar kan utvärderas på pris eller i kombination mellan pris och kvalitet och i enstaka fall med hjälp av kostnad, som utvärderas sätt till produktens hela livslängd.

Är ni duktiga på att leverera kvalitet? Eller är ert låga pris er främsta konkurrensfördel? Om er främsta konkurrensfördel är ett lågt pris bör er kommunikation baseras på att alla i branschen levererar likvärdiga produkter och det enda som särskiljer är priset. Om ni istället levererar produkter med en hög kvalitet bör er argumentation bygga på att det finns en extrem variation på marknaden, de sämsta produkterna på marknaden är så dåliga att de knappt går att använda.

Att sälja till offentlig sektor bör vara lika självklart som att sälja till privat sektor, de erfarenheter ni har att sälja mot privat sektor kan många gånger användas mot offentlig sektor.

Så nästa gång en upphandling publiceras genom Pabliq så har ni förhoppningsvis redan besökt myndigheten och sålt in era produkter, med lämpliga krav och utvärderingsmetoder.

Prova Pabliq kostnadsfritt i 14 dagar

Upptäck hur du kan göra nya affärer, öka försäljningen och samarbeta med dina kollegor. Allt på ett och samma ställe.