Affärer med offentliga myndigheter och organisationer är viktiga intäktskällor för många företag. Vissa är till och med beroende av att vinna offentliga upphandlingar och affärerna det genererar. Att skriva en framgångsrikt anbud kan dock vara en konst. Enkla misstag som lätt kunde åtgärdats innan anbudet lämnades in kan förstöra dina chanser att vinna upphandlingen och de många timmarnas arbete som ligger bakom anbudet är förgäves. Per Werling, upphandlingsexpert på Pabliq, berättar om några av de vanligaste misstagen som förstör ditt anbud och hur du undviker dem.
För några år sedan arbetade jag nära en viktig beslutsfattare vars roll vid den tidpunkten var att tilldela kontrakt för att driva vårdhem i ett stort landsting. Som du säkert kan föreställa dig så är sådana beslut långt ifrån enkla och innebär att bedöma en enorm mängd tekniska detaljer. Ändå berättade hon för mig att hennes första steg i bedömningen av ett anbud var att snabbt bläddra igenom det och markera misstag som hon kallade "idiotmisstag". Dessa kunde exempelvis omfatta fall då anbudsgivaren gjort ett vanligt stavfel i namnet på ett geografiskt område.
Även om felen kan tyckas triviala så ifrågasätter de hur väl leverantören känner till och förstår förutsättningarna för uppdraget, hur mycket energi anbudsgivaren lagt ner på anbudet och därigenom hur intresserade de faktiskt är av att vinna upphandlingen.
När min kollega cirklat in samtliga idiotmisstag lade hon antalet misstag på minnet och påbörjade utvärderingen av de inkomna anbuden. Faktum är att hennes icke-ortodoxa teknik under utvärderingen av anbuden har en sund grund i socialpsykologi. Vi är alla hårdkodade att leta efter ledtrådar som tyder på att vi skulle vara kloka att inte sätta allt förtroende till det vi läser. De misstag vi först letar efter är sådana som avslöjar att anbudsgivarna inte riktigt vet vad dem talar om. Att inte stava områdesnamn rätt är ett bra exempel.
Idiotmisstagens påverkan på ditt anbud kan vara mycket större än du tror då de kan leda till att upphandlaren snabbt förlorar förtroendet för ditt anbud och företag. Så se till att ditt anbud skrivs noggrant och med fokus på detaljerna, är korrekturläst och uppfyller allt som efterfrågas i upphandlingsdokumentet innan du skickar in det. Vi har satt ihop fem vanliga misstag som förekommer i anbud för att hjälpa dig bli en skickligare anbudsskrivare.
1. Anbudet innehåller felaktig information och slarv
Anbudet är i många fall upphandlarens första intryck av dig som en potentiell leverantör och felaktig information och slarvfel i anbudet kan vara avgörande för dina chanser att vinna upphandlingen. Misstag i anbudet kan leda till ifrågasättning av hur väl du förstår förutsättningarna i upphandlingen och av hur stort ditt intresse att leverera vad som krävs, och vinna upphandlingen, faktiskt är. Låt en kollega eller en anbudskonsult granska anbudet innan det lämnas in för att kontrollera att allt är korrekt och för att undvika slarvfel.
Vill du bli bättre på att skriva anbud? Ta del av våra tio tips för att vinna fler offentliga upphandlingar.
2. Anbudet följer inte upphandlingsdokumentets disposition
Följer inte anbudet upphandlingsdokumentets disposition kan det leda till att det blir onödigt komplicerat för upphandlaren att sätta sig in i vad du offererar och att avgöra hur överensstämmande ditt anbud är med deras krav under utvärderingen. Se till att ditt anbud formuleras tydligt och med en disposition som följer förfrågningen så att det blir enkelt för upphandlaren att förstå ditt erbjudande.
3. Skall-krav och bör-krav blandas ihop
Skall-kraven är de huvudsakliga krav som ställs på anbudsgivarna i en upphandling och huvudregeln är att ett anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav ska förkastas. Bör-kraven är inte obligatoriska men uppfyllandet av dessa kan ge ditt anbud mervärde och extra poäng jämfört med andra anbud. Sätt dig in ordentligt i vilka krav som efterfrågas och vilka bör-krav du kan uppfylla för att öka chanserna att vinna upphandlingen. Se även till att de båda sorternas krav disponeras på ett sätt som förenklar arbetet både för dig och för upphandlaren. Du kommer kunna säkerställa att du uppfyller alla obligatoriska skall-krav och att allt är korrekt innan anbudet lämnas in, och för upphandlaren blir det enklare att utvärdera det. 
4. Samtliga efterfrågade dokument medsänds inte
Att komplettera ofullständiga anbud är i regel inte tillåtet och upphandlaren har ingen skyldighet att tillåta kompletteringar. Se därför till att samtliga efterfrågade uppgifter och underlag bifogas i anbudet. Ett vanligt misstag är också att standardtexter används i anbudet vilket ökar risken att uppgifter som upphandlaren efterfrågar saknas. Liksom att vara noggrann med att bifoga allt som efterfrågas, undvik att medsända onödig och icke-efterfrågad information och bilagor. Det gör bara anbudet svårt att utvärdera.
5. Pris lämnas inte enligt anvisningar eller med invändningar
Undvik invändningar och hänvisningar till villkor som går utanför det som efterfrågas. Priset dominerar många utvärderingsprocesser och chansen att ditt anbud förkastas är stor om du inte anpassar ditt erbjudande och uppfyller vad som efterfrågas. Ofta används även standardtexter med hänvisningar till betalnings- och leveransvillkor, anbudets giltighetstid eller andra avtalsvillkor. Gör inte det. Använd istället en anbudsformulär och anpassa pris och villkor efter vad som efterfrågas och kravställs i den specifika upphandlingen.
Lär dig mer om offentlig upphandling. Läs om nio vanliga myter om offentlig upphandling och vad som egentligen stämmer överens med verkligheten.
Sammanfattning
Enkla misstag i ditt anbud som lätt kunde ha åtgärdats innan anbudet lämnades in kan förstöra dina chanser att vinna upphandlingen vilket i sin tur kan innebära stora intäktsförluster. Genom att se till att ditt anbud skrivs noggrant och med fokus på detaljerna, är korrekturläst och uppfyller allt som efterfrågas i upphandlingsdokumentet innan du skickar in det kan du undvika misstag och öka dina chanser att vinna fler affärer genom offentlig upphandling.
Vårt utdrag av “idiotmisstag” vid anbudsskrivning:
- Anbudet innehåller felaktig information och slarv.
- Anbudet följer inte upphandlingsdokumentets disposition.
- Skall-krav och bör-krav blandas ihop.
- Samtliga efterfrågade dokument medsänds inte.
- Pris lämnas inte enligt anvisningar eller med invändningar.