Offentlig upphandling möjliggör en ingång till stora marknader för företagare, men att komma igång kan kännas svårt. Det behöver dock inte vara så, och offentlig upphandling kan passa alla typer av företag. Men hur fungerar det egentligen? För att beskriva vad som gäller har vi listat 9 vanliga myter om offentlig upphandling och förklarat vad som egentligen stämmer överens med verkligheten.
- Det är priset som avgör
En myt som råder är att det endast är priset som avgör en offentlig upphandling, vilket inte alls stämmer. I 52 procent av samtliga annonserade upphandlingar 2017 var tilldelningsgrunden det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Från och med januari 2017 finns inte ens tilldelningsgrunden “lägsta pris” med i lagen om offentlig upphandling (LOU). Kvaliteten kan också säkerställas med så kallade skakrav. Sammantaget är det mycket sällan som endast ett lågt pris räcker för att vinna en upphandling. - Företaget är för litet
Det finns inget företag som är för litet för att kunna delta i en offentlig upphandling. Det finns upphandlingar i olika storlekar som passar olika stora leverantörer. Om du vill tävla mot större företag finns alltid möjligheter att samarbeta med kollegor inom samma bransch, och på så sätt vinna ett stort uppdrag. År 2017 utgjorde stora företag 4 procent av anbudsgivarna, medan samma andel för mikroföretag eller små företag var 76 procent. Att stora företag tilldelas fler avtal beror ofta på att de är betydligt mer aktiva som anbudsgivare. - Konkurrensen är stenhård
Inom vissa branscher är konkurrensen hård och det gäller självklart även i offentliga upphandlingar. Det är dock inte alltid fallet. 46 procent av alla anbud som lämnades 2017 kontrakterades. Med andra ord resulterade nästan hälften av alla anbud som skickades under 2017 i en affär, vilket i sig inte pekar mot en speciellt hård konkurrens. I medeltal var det genomsnittliga antalet anbudsgivare per upphandling 4,1. - Allt är uppgjort på förhand
Något vi ofta hör om offentlig upphandling är att man tror att allt är uppgjort redan innan upphandlingen ens har börjat. Visst kan ett företag som genom åren har upparbetat en god relation med myndigheten ha vissa fördelar, eftersom att kraven troligtvis passar den leverantören. Men det är viktigt att komma ihåg att ett riktigt bra anbud fortfarande har möjlighet att vinna. Läs om vad du kan göra för att förbättra dina chanser i 10 tips för att vinna fler offentliga upphandlingar. - Myndigheten köper bara av samma leverantör
I offentlig upphandling finns det en tendens att medvetet eller omedvetet gynna den nuvarande leverantören. Många gånger verkar devisen “man vet vad man har och inte vad man får” hållas i åtanke, eftersom det alltid finns en viss risk med att byta leverantör. Hur kommer du över den tröskeln? Visa myndigheten i din kommunikation att riskfaktorn i att byta till era produkter och lösningar är mycket låg. - Man kan inte påverka innan och under en upphandling
Att påverka utfallet av en upphandling är fullt möjligt. Kom ihåg att upphandlare är människor, och att människor kan påverkas. Innan en upphandling har man obegränsade möjligheter att marknadsföra sig och sina produkter gentemot myndigheten. Under upphandlingen kan man istället påverka genom funktionen frågor och svar. Saker som välformulerade frågor, marknadsföring och kundkontakt kan ha en större inverkan än man kanske tror. - När du har slutfört ett anbud behöver du inte granska och skriva om framtida anbud
Att klippa och klistra hade använts för identiska anbud, men alla anbud är unika. Det är viktigt att tänka på detaljer och att varje myndighet ska känna att ert svar är anpassat efter just deras verksamhet. Ett specialanpassat anbud kommer alltid att ha bättre chanser att vinna än ett generiskt anbud. Ett tips är att anpassa anbudet enligt myndighetens “språk” genom att inkludera termer och förkortningar som är branschspecifika och används i upphandlingen. Det visar att ni förstår dem och deras villkor.
Lär dig om några av de vanligaste misstagen som förstör ditt anbud och hur du undviker dem.
- Det är en myndighet, så de kan redan allt
Det är lätt att anta att en myndighet kan allt. Men myndighetens uppdrag är inte att ha en fördjupad kunskap inom er bransch, och därför bör du aldrig utgå från att de kan ert affärsområde, era produkter eller känner till andra myndigheter som använder sig av er. Kommunicera hellre med extra tydlighet och var professionella genom att förklara och berätta om det ni gör. - Myndigheter återrapporterar inte
Varje gång du deltar i en offentlig upphandling får du möjlighet att lära dig något. Myndigheter har nämligen enligt lag en skyldighet att ge samtliga anbudsgivare en fördjupad förklaring till varför deras anbud inte antogs eller varför de uteslöts ur upphandlingen. På detta vis har man som anbudsgivare alltid en möjlighet att dra slutsatser och förbättra sitt anbud i nästa upphandling.
Sammanfattning
Det finns ett flertal vanliga myter om offentlig upphandling, och vi har räknat upp de (enligt oss) 9 vanligaste. Vi kan konstatera att det inte är priset som avgör en upphandling, och inte heller företagets storlek. Om du har stött på myterna vi beskrev har du antagligen mycket större chanser att vinna än du tror. Om du ändå inte vinner bör du fortsätta delta för att få veta vad du kan göra för att öka dina chanser till nästa gång.