06.05.2020

Så varvar du konkurrensen i offentlig upphandling

Det finns stort värde i att arbeta med offentlig upphandling för dig som leverantör. Det upphandlas enbart i Sverige till ett värde av drygt 706 miljoner kronor varje år. Men att bli effektiv och riktigt skicklig i anbudsarbetet kan vara en konst. Vi har strategierna och tipsen för hur du varvar konkurrensen och vinner fler affärer genom offentlig upphandling.



Att göra affärer med offentliga myndigheter kan ge stora intäkter. Vissa företag är till och med beroende av intäkterna från affärerna vunna genom offentliga upphandlingar. Och att vara en etablerad leverantör hos sin kund vill alla leverantörer vara. Det bidrar inte enbart till ett stadigt intäktsflöde och högre vinstmarginaler utan kan även ge dig högre avkastning på dina säljinsatser.

För en upphandlande myndighet eller organisation kan det också vara en fördel att arbeta med en etablerad leverantör eller en potentiell leverantör som det redan byggts upp en relation med. Att byta leverantör kan vara dyrt på grund av bland annat anskaffning och omställning. Exempelvis kan bara omställningskostnaden vid upphandling av IT-drift ligga på 10-30 procent av kontraktsvärdet. Det innebär att om samma lösning upphandlas på nytt har en etablerad leverantör en fördel jämfört med en ny leverantör. En etablerad eller redan känd leverantör har troligtvis även en bättre förståelse för myndigheten och dess behov än en ny leverantör som gett sig in i matchen. Baserat på den information den kända leverantören besitter kan denne finjustera sin service för att leverera ett högre kundvärde och göra sig till en ovärderlig partner hos myndigheten eller organisationen.

Nyckeln är därför att skaffa dig en omfattande förståelse för den upphandlande myndigheten eller organisationen och dennes behov. Sedan använder du denna kunskap på ett strategiskt sätt i ditt anbud och i det långsiktiga relationsbyggandet för att övertyga upphandlaren om att du är det bästa valet av leverantör.

idiotmisstagen-blog-img

Så varvar du konkurrensen

Många leverantörer i offentlig upphandling arbetar aktivt med att bearbeta utvalda myndigheter för att skapa långsiktiga och fördelaktiga relationer med dem. Det bör du också göra. Chansen är stor att dina taktiker för att övermanna konkurrensen misslyckas när du har att göra med en organisation som redan etablerat en relation med en eller flera andra leverantörer. Anledningen är då att du inte alls eller inte tillräckligt fokuserar på den främsta anledningen till varför upphandlaren inte är lika angelägen att överväga en nykomling som en känd leverantör - risken. Upphandlarens oro är sällan priset utan leveransen och den kända leverantören är ett säkert kort till skillnad från dig. Du är okänd även om din produkt eller tjänst är bättre än konkurrentens. För att upphandlaren ska överväga dig som leverantör så måste denne övertygas om att du är mycket bättre än konkurrenten och det kräver tålamod från din sida.

Vi listar två strategier för dig att använda för att varva konkurrensen i offentlig upphandling:

  1. I den första strategin fokuserar du som leverantör på att leverera en liten tjänst eller delar av en tjänst. Det sänker upphandlarens upplevda risk i övervägandet av dig som leverantör. Sedan fokuserar du på att leverera höga nivåer av kundservice och kundvärde med syfte att långsiktigt växa in i en större roll som leverantör hos myndigheten eller organisationen.
  2. Den andra strategin är att vara konstant närvarande och bygga upp en relation med upphandlaren så att du positionerat dig som en känd leverantör när tiden kommer för dem att upphandla en ny tjänst. Håll kontakten med kunden, skicka dem användbar information och tillhandahåll hjälpsam insikt. Detta sänker gradvis risken då du byggt upp trovärdighet hos upphandlaren över tid.

För att dessa strategier ska fungera så måste du dock göra ordentligt med efterforskning. Ökad trovärdighet och inflytande hos upphandlaren kommer du bara uppnå genom att skapa en övertygande anledning för upphandlaren att överväga dig som leverantör. Demonstrera din förståelse för deras verksamhet och behov. Att demonstrera ditt unika värde genom din presentation av lösningen och att ge upphandlaren avkastning på deras investering genom värdet du levererar är också avgörande för att strategierna ska fungera. Vi går ned på djupet gällande dessa nödvändiga initiativ.

pabliq-top-images-for-email-191111

Ge upphandlaren en övertygande anledning att agera

För att ge upphandlaren en tillräckligt övertygande anledning att välja dig som leverantör i upphandlingen så måste du först förstå deras drivkrafter. Att identifiera och förstå drivkrafterna hos en offentlig myndighet är enklare än hos ett företag inom privat sektor. Anledningen är att deras strategier, policys, drivkrafter och budgetar är offentliga. I årsredovisningen och på webbsidan hittar du mycket av denna information. Gör din hemläxa och sätt dig in i myndigheten eller organisationens drivkrafter. Förklara sedan i ditt anbud att du förstår dem och presentera din lösning och leverans baserat på hur du hjälper upphandlaren att uppnå drivkrafterna.

Presentera ditt unika affärsvärde

En anledning till att valet av leverantör fattas baserat på pris eller att upphandlaren inte går ifrån en känd leverantör är att de inte uppfattar en direkt skillnad mellan tjänsterna från olika leverantörer. Det är extremt viktigt att du differentierar din verksamhet tydligt från konkurrenterna. Detta måste du inte bara göra i ditt anbud dock. Genom dina leveranser, din kundservice, innovation, värdetillägg, kunskapsöverföring och mycket annat differentierar du dig bra mycket effektivare än du någonsin kan göra på papper. Alla dina aspekter av differentiering måste genomsyra all kontakt med upphandlaren. Koppla ihop din differentiering med hur du bättre kan stötta upphandlaren i att nå deras mål i ditt anbud.

writing-hand-1

Leverera värde

Värde handlar inte enbart om priset. Högt värde ligger i den totala leveransen och utfallet som den upphandlande myndigheten eller organisationen får kopplat till deras behov, krav och mål. Reflektera över värdet du kan leverera till upphandlaren som köper din tjänst och över hur personerna som använder tjänsten har nytta av den. Formulera sedan dina argument och ditt anbud på ett sätt som tydliggör varför du är den bästa leverantören, hur din differentiering särskiljer dig från konkurrenterna och det totala värdet upphandlaren får från dig. Desto högre det totala värdet du kan leverera är och beskrivs för upphandlaren, desto mindre blir den upplevda risken av att välja dig som leverantör.

Sammanfattning

Det finns stort värde i att arbeta med offentlig upphandling för dig som leverantör. Men att bli riktigt skicklig och effektiv i anbudsarbetet och bearbetningen av upphandlarna kan vara en konst. Det kräver både tålamod och en stor del efterforskning från din sida som leverantör. För att varva konkurrensen och vinna fler affärer genom offentlig upphandling måste du:

  • Ge upphandlaren en övertygande anledning att agera och välja dig som ny leverantör framför en redan etablerad eller känd leverantör.
  • Differentiera dig från konkurrenterna i alla aspekter av kontakten med upphandlaren och presentera ditt unika affärsvärde.
  • Leverera ett högt totalvärde och demonstrera utfallet som upphandlaren kan få av dig som leverantör kopplat till deras behov, krav, mål och drivkrafter.

Ladda ner vår e-bok

Vill du fördjupa dig i hur du kan öka dina chanser att vinna fler offentliga upphandlingar? Ladda ner vår e-bok som guidar dig till hur du lämnar bättre anbud.