Det finns en massa bevakningstjänster på marknaden. Samtidigt blir fler och fler myndigheter och publika organisationer upphandlingsskyldiga. Det gör att utbudet av annonserade upphandlingar växer men även att komplexiteten i att bevaka upphandlingar ökar för dig som leverantör. Hur hittar man då bevakningstjänsten som bäst uppfyller dina behov och samtidigt hänger med i utvecklingen på den offentliga marknaden? Vi presenterar fyra saker som är viktiga att ha i åtanke när du jämför bevakningstjänster.
1. Fångas samtliga upphandlingar upp?
Att samla ihop alla offentliga upphandlingar, hur svårt kan det vara? Att samla in samtliga upphandlingar kan uppfattas som enklare att lyckas med än vad det faktiskt är. Som regel ska alla upphandlingar som överstiger EU:s tröskelvärden annonseras i EU:s upphandlingsdatabas Tenders Electronic Daily (TED). Upphandlingar under tröskelvärdena ska annonseras i en allmänt tillgänglig databas, exempelvis i vår andra tjänst e-Avrop. Kontinuerligt förändras även upphandlarnas annonseringsrutiner och varje år tillkommer myndigheter och organisationer som inte tidigare omfattas av upphandlingsreglerna.
Sammantaget är det en enorm informationsmassa som dagligen behöver bevakas och utan gedigen kännedom och de rätta verktygen så är det lätt att ett antal upphandlingar missas varje år. Konsekvensen är att du inte hittar dem i bevakningstjänsten och kan gå miste om viktiga affärsmöjligheter.
Börja därför din jämförelse med att undersöka hur tjänsteleverantörerna samlar in offentliga upphandlingar och hur de säkerställer att samtliga upphandlingar som annonseras fångas upp. Att ha tillgång till alla upphandlingar på ett och samma ställe underlättar och effektiviserar inte bara dina möjligheter att hitta affärsmöjligheter bland de offentliga myndigheterna. Det kan vara rentav avgörande beroende på hur stor andel av dina intäkter som utgörs av dessa sorters affärer eller hur stor potentialen att göra värdefulla affärer med myndigheterna är inom din bransch.
2. Kan tjänsteleverantören offentlig upphandling?
Att din leverantör av bevakningstjänst besitter rejäl kunskap om hur offentlig upphandling fungerar är lika viktigt som att alla annonserade upphandlingar samlas in. När du ska komma igång med att göra affärer genom offentlig upphandling kan uppfattas som komplext och anbudsprocessen är många gånger ganska omfattande. Även om bevakningstjänsten i sig förenklar arbetet, bland annat genom att du kan skapa bevakningar och notifieras när en värdefull upphandling dyker upp, så kan en upphandlingsexpert underlätta ytterligare. Kanske är du nybliven anbudsgivare. Eller är du erfaren men behöver avlastning i anbudsprocessen?
En kunnig tjänsteleverantör kan hjälpa dig att utvecklas som anbudsgivare, vägleda dig till den bästa vinststrategin för din verksamhet och stötta dig genom hela anbudsprocessen. Att din leverantör verkligen kan offentlig upphandling är även en indikation på en bevakningstjänst av hög kvalitet där man fokuserar på att effektivisera arbetet för dig som leverantör i offentlig upphandling.
För att skapa dig en uppfattning om de olika tjänsteleverantörernas kunskap och erfarenhet inom offentlig upphandling så läs på om dem. “Vad har dem för bakgrund?”, “Vilka ytterligare tjänster erbjuds som tyder på deras expertis?” och “Vilken nivå av support i bevakningstjänsten erbjuder dem?” är frågor du kan ställa dig i din jämförelse.
Lär dig mer om offentlig upphandling. Läs om nio vanliga myter om offentlig upphandling och vad som egentligen stämmer överens med verkligheten.
3. Design och användarvänlighet
Att svara på upphandlingar och att säkerställa att inget viktigt steg i anbudsprocessen missas kan kännas som ett enormt åtagande. Men det ska kännas enkelt och smidigt att göra affärer med offentlig sektor och det ska vara enkelt att komma igång med att bevaka upphandlingar. Det uppnås delvis genom användarvänlighet och en tilltalande design och delvis genom bevakningstjänstens bakomliggande teknologi.
Specificera dina behov och kraven du har på en bevakningstjänst. Vill du kunna sätta upp dina egna bevakningsprofiler? Hur detaljerat vill du kunna söka efter upphandlingar? Överväg även faktorer såsom tillgänglighet och bekvämlighet vid ditt val av en bevakningstjänst - har du exempelvis behov av att flera användare har tillgång till bevakningstjänsten? Jämför sedan hur olika tjänster utvecklats användarcentrerat utifrån din kravspecifikation.
Många använder inte bevakningstjänsterna till deras fulla potential. Se om tjänsteleverantörerna erbjuder demos. Då kan du få en ordentlig genomgång av möjligheterna du har i bevakningstjänsten och chansen att upptäcka funktioner som effektiviserar anbudsprocessen för dig. Jämför även hur länge du kan testa bevakningstjänsten kostnadsfritt för att bekanta dig med de olika funktionerna.
4. Pris och användarvillkor
Marknaden för bevakning av offentliga upphandlingar har i många år kännetecknats av en dålig konkurrenssituation och det avspeglar sig i prissättningen för bevakningstjänsterna. Ett högt pris reflekterar ofta inte högre kvalitet än tjänster med fördelaktigare priser.
Användarvillkoren är också viktiga aspekter att överväga vid köpet av en onlinetjänst. Jämför priser och användarvillkor mellan olika bevakningstjänster. Finns det automatiska 12-månadersförlängningar? Får man fritt byta användare? Hur många CPV-koder kan du välja? Sätt villkoren sedan i relation till din budget samt dina behov, krav och preferenser.
Upptäck fördelarna med Pabliq och hur du med hjälp av vår bevakningstjänst kan bli en bättre anbudsgivare, växa ditt bolag och vinna fler offentliga upphandlingar.
Sammanfattning
Vad bör du titta på när du jämför bevakningstjänster och hur hittar du tjänsten som bäst uppfyller dina specifika behov, krav och preferenser? Vi har gått igenom fyra viktiga saker för dig att jämföra i samband med ditt val av bevakningstjänst. Låt oss sammanfatta dem kort:
- Undersök hur omfattande databaser bevakningstjänsterna har och fråga tjänsteleverantörerna hur de säkerställer att de lyckas samla in samtliga annonserade upphandlingar.
- Läs på om tjänsteleverantörerna för att skapa dig en bild om deras kunskap och erfarenhet inom offentlig upphandling. Att anlita en riktig expert kan underlätta ditt arbete såväl som fungera som en god supportfunktion i anbudsprocessen.
- Undersök hur bevakningstjänsterna utvecklats användarcentrerat, specificera dina krav kopplade till användarvänligheten och titta på hur olika leverantörer kan förenkla anbudsprocessen för dig.
- Jämför priser och användarvillkor mellan olika bevakningstjänster i relation till din budget och dina behov, krav och preferenser.
Ta del av fler tips för vad du bör tänka på och vad du bör jämföra när du väljer bevakningstjänst genom att ladda ner vår guide.